Zavádění procesů není zrovna cool téma pro rozhovory. O to víc si vážím pozvání Dana Gamrota do jeho FOCUSu, kde jsme probrali tohle téma křížem krážem.
Jestli mě už nějakou dobu sledujete, o pravidlu 3x a dost jste už asi slyšeli.
Je to jeden z mých evergreenů, protože ho považuji za naprosto základní pravidlo.
V čem spočívá?
Facebook je nekonečný zdroj inspirace 🙂 I tenhle příběh jsem našla v jedné z diskusí:
„Zaučuji paní, o které začínám víc a víc pochybovat. Když jí napíšu NEODESÍLEJTE ZÁKAZNÍKŮM, NECHTE V SYSTÉMU, AŤ ZKONTROLUJI a ona pošle zákazníkům několikrát a blbě, že je potřeba se omlouvat, pak na moje zprávy nereaguje a pošlu jí 3x mail s tím, co má udělat, protože to v systému ani po 3 dnech nevidím hotové (1 fakturu měla vypsat podrobněji) a nic a celkem sumarizace úkolu: ze 4 faktur, které měla tento týden vytvořit 3 spletla a 1 neudělala, tak si říkám, že moje zaučování asi minulo cíl nebo nevím. Já teď přemýšlím, zda se s paní rozloučit nebo vydržet a opakovat, co tedy má udělat. Nevím, jestli to má smysl.“
Když pominu faktor výběru (ano - vždycky začínejte u dobrého výběru lidí), tak v takovýchto situacích by vždycky mělo nastoupit pravidlo 3x a dost.
Znamená to, že byste měli být ochotni dát maximálně 3x šance začít dělat zadaný úkol dobře.
...jsem ochotna přemýšlet o tom, jestli jsem podala dobře zadání, jestli jsem nepodcenila ověření porozumění a jestli měl daný člověk všechny prostředky úkol zpracovat dobře.
Proto poprvé vždy dávám detailní zpětnou vazbu a hodně se ptám. V situaci popsané výše bych diskusi otevřela na tom, že naše dohoda přeci byla vše si před odesláním odsouhlasit a odeslání bez kontroly způsobilo takové a takové problémy, zabralo x zbytečně času atd. V tento okamžik má člověk obvykle tendenci se bránit a obhajovat. Dobře. Ověřte, že jste si dobře rozuměli, že měl všechny informace a podmínky k tomu splnit úkol dobře. Dohodněte se na postupu při další příležitosti. Doporučuji nechat více mluvit druhou stranu, a to i při navrhování řešení. Vy jenom držte hranici a cíl, kterého chcete dosáhnout.
...tolik tolerantní nejsem. Jasně řeknu, že došlo k opakovanému porušení naší dohody, což nejsem ochotná do budoucna tolerovat. Zopakuji naši dohodu a nechám si od druhé strany zopakovat postup.
...už daný člověk odchází. Buď úplně, nebo zvažuji jinou pracovní náplň. Záleží samozřejmě, jakého druhu je selhání. Zda je to prosté nedodržení dohod (pak jsem velmi striktní), nebo jenom nedostatečné dovednosti (pak zvažuji, jestli by se mi ten člověk nehodil na jinou práci).
Každopádně zkušenost říká, že když někdo 3x není schopen udělat daný úkol správně, nenaučí se to už nikdy. A týká se to v podstatě všeho. Úkolů, postojů, přístupů...
Snažit se na počtvrté, nebo popáté vysvětlovat, je ztrátou času pro obě strany.
Jak to máte vy?
Pokud se efektivně delegovat teprve učíte, vždycky doporučuji začít s úkoly, které:
Na takovýchto typech úkolů si delegování dobře natrénujete a pomůže vám to i získat jistotu v komunikaci s lidmi. (Pokračování textu…)
Video navazuje na nedávný článek o 3 hlavních cestách k efektivní práci.
Vzniklo jako záznam živého vysílání v mé Facebookové skupině, má skoro hodinu, ale za to je plné konkrétních situací a tipů, které můžete do své práce dostat hned.
O čem ve videu mluvím a sdílím ?
Co nemusíte dělat vy, nedělejte vy.
Co neumíte dělat vy, nedělejte vy.
Jasně dané postupy vám ušetří kroky navíc, vracení se, opravování chyb, doplňování, přemýšlení nad tím, jestli je to už všechno.
Jistota, klid, úleva. Tohle vám přinesou.
Musíte skutečně dělat všechno, co děláte? Nejde něco jednoduše přestat dělat? Můžete některé činnosti zautomatizovat? Neděláte věci zbytečně složitě?
Třeba delegováním. Nebo procesy. Nebo racionalizací a automatizací. Stejně ale brzy zjistíte, že je to provázaný celek a začnete postupně narážet i na ostatní oblasti.
Nenechte se tím odradit.
Pište si poznámky, ale nejdřív poctivě dotáhněte to rozdělané. Pěkně krok za krokem.
Není to práce na týden ani na měsíc. Čím víc na tom pracujete, tím víc se vám toho odkrývá.
To, že něco nějak děláte posledních 5 let, není zárukou kvality. Spíš naopak. Vaše firma se mění, obor vašeho podnikání se mění, vaše postupy by měly taky.
Máte ve firmě lidi, kterým se pořád něco nelíbí, každou změnu provázejí protáhlým obličejem a u kafe si stěžují ostatním v týmu, co jste si to zase vymysleli?
Skoro bych řekla, že alespoň jeden takový je v každé firmě. (Pokračování textu…)
Pamatujete na pravidlo 100 %?
Mluvila jsem tam o 3 cestách, které vám pomůžou ušetřit čas. Práce bude hotová, ale vy s ní strávíte míň času. (Pokračování textu…)
Ano, taky bylo období, kdy jsem říkala, že bude rychlejší, když si všechno udělám sama, protože ostatní to akorát zkazí a já to stejně budu muset předělávat.
Taky jsem nadávala na neschopnost druhých.
A přitom to byla neschopnost moje.
Těmihle pocity si projde každý, kdo začne delegovat, aniž by mu někdo poradil, jak na to. Nemusíte ale jít takovou oklikou, jako jsem šla já. Stálo mě to spoustu času a energie.
Co jsem na začátku prožívala a jaké jsem si odnesla lekce, o tom mluvím ve videu.
Jsou určité typy úkolů, kterými je při delegování vhodné začít. Které to jsou?
Ve videu se dozvíte:
Dobře zadávat úkoly není jednoduchá dovednost. Často se stává, že výsledek, který obdržíte, je úplně jiný, než ten, který jste očekávali. Jak tomu předejít a zajistit si výstupy, jaké potřebujete, na to odpovídám ve videu.
Ve videu se dozvíte:
To, jaká je ve vaší firmě atmosféra a kultura obecně, zásadním způsobem ovlivňuje přijetí změn, které zavádíte.
Ať už to jsou nové, efektivnější procesy, přerozdělení kompetencí, noví lidé do týmu, manažerská struktura, nové projekty, nové reporty... prostě jakékoli změny.
Ve videu se mimo jiné dozvíte:
Jak to máte vy u vás?
