Pokud se efektivně delegovat teprve učíte, vždycky doporučuji začít s úkoly, které:
- vy osobně dobře znáte,
- jsou jasně strukturované a
- máte je srozumitelně popsané.
Na takovýchto typech úkolů si delegování dobře natrénujete a pomůže vám to i získat jistotu v komunikaci s lidmi.
A jestli vám v tom něco skoro zázračně pomůže, jsou to PROCESY.
Když totiž máte úkol jasně popsaný, nejenom že vám to pomůže ujasnit si, co po druhém člověku vlastně chcete, ale i jemu to pomůže správně pochopit zadání a zorientovat se ve vaší práci.
Efektivně delegovat bez procesů je velmi náročné
A ve většině případů zbytečně náročné.
Jak mi v rozhovoru prozradil SEO specialista Honza Onesork: „Před pár lety jsem se začal snažit více delegovat některé činnosti, u kterých jsem byl přesvědčený, že bude snadné je někomu předat. Docela jsem s tím pohořel, protože mi to nešetřilo ani čas, ani peníze. Uvědomil jsem si, že delegování bez dobře nastavených procesů je nesmysl. Od toho momentu jsem se začal o procesy víc zajímat.“
Pokud se chystáte některé činnosti delegovat, vytvořte si k nim procesy. Jasné, srozumitelné, kompletní.
V čem vám to pomůže?
- Vy sami si ujasníte, jak vlastně činnosti probíhá a už prostým sepsáním procesu uvidíte prostor k jeho vylepšení.
- Usnadní vám to vysvětlení a zadání úkolu, protože budete sledovat jasnou strukturu a nebudete nepromyšleně skákat z jednoho kroku na druhý.
- Zadáváním práce a odpovídáním na dotazy strávíte méně času.
- Druhý člověk stráví výkonem dané činnosti méně času.
- Udělá méně chyb.
- Může si po sobě práci jednoduše zkontrolovat.
- Vy strávíte kontrolou méně času.
- Vaše kontrola bude 100%, na nic nezapomenete.
Nezní to dobře?
Umět činnost dobře udělat, je jiné, než ji srozumitelně vysvětlit. Schválně, zkuste si to bez přípravy říct nahlas. Na kolik toho zapomenete? Kolikrát se budete vracet, protože jste něco přeskočili?
Ne každý je systematik od přírody. A je to tak v pořádku. Proto je fajn dát si to na papír, sepsat si postupy, které vám do toho systém vnesou přirozeně.
