Procesy, procesní řízení, procesně řízená organizace atd. Co si pod tím vlastně představit? Já osobně nevnímám procesní řízení jako výhradní nástroj na řízení organizace, ale jako systematické řízení procesů, které organizací procházejí.
Správně nastavené procesy v organizaci zrychlí jednotlivé činnosti, minimalizují chyby a nejasnosti a přinášejí klid a jistotu ve vykonávané práci. (Pokračování textu…)
Druhý díl článku pro Freelo o efektivním postupu nového softwaru do firmy. Tentokrát o tom, jak již vybraný software implementovat, aby ho lidé ve firmě přijali a pracovali s ním. To bývá častým problémem.
Ve článku se dočtete několik hlavních zásad, které vám usnadní přijetí nového softwaru vašimi kolegy.
Článek si můžete přečíst zde.
V životním cyklu každé firmy přijde moment, kdy potřebuje nějakou speciální aplikaci nebo software
Pro takové situace jsem připravila check list na co nezapomenout, než začnete vůbec vybírat. A postup, jak výběr co nejvíce zefektivnit. To jsem sepsala pro kluky z Freela a můžete se dočíst ve článku na jejich webu:
https://blog.freelo.cz/postupovat-pri-vyberu-noveho-softwaru-firmy/
Máte někdy pocit, že byste potřebovali 8 dní v týdnu a den dlouhý 30 hodin? Vaše práce vám často zasahuje do večerů, víkendů, vstáváte dříve anebo jste přestali chodit cvičit, abyste vše stihli? Ubírat z osobního života ale není to pravé řešení. Jde to i jinak. (Pokračování textu…)
Nástup nových kolegů, kteří vám mají ubrat práci, provází na vaší straně pravděpodobně převážně pozitivní pocity. Těšíte se, cítíte radost, úlevu, někdy je to i pocit vítězství, že se vám podařilo vybojovat si posilu. Možná ve skrytu duše cítíte i trochu obavy, že se třeba ukáže, že jste sáhli vedle. (Pokračování textu…)
Taky někdy bojujete s tím, že někomu zadáte úkol a na konci zjistíte, že ho buď vůbec neudělal, udělal částečně nebo špatně? Nebo s tím možná bojujete pokaždé? Chápu, že vás to naštve.
Navíc vás to stojí čas s předěláváním a opravou, který nemáte, protože jste s tím nepočítali. Co můžete ale vy sami udělat pro to, aby to takhle neprobíhalo? Aby to, že někomu zadáte úkol, vám čas a práci skutečně ušetřilo?
Představte si jednoduché zadání úkolu, pro ilustraci.
Zadání úkolu může znít třeba takto: "prosimtě, vyber naše VIP klienty a pošli jim mailem pozvánku na naši sobotní akci”. Pracujete ale s někým, koho nemáte pořádně vyzkoušeného nebo s ním nemáte 100% zkušenost.
Jak zajistit, aby výsledek odpovídal vašemu očekávání?
Nemluvím teď o formě zadávání úkolu, ta má svá vlastní specifika a úkol můžete zadat dobře stejně tak jako špatně. Mluvím teď o praktickém postupu, když pracujete s někým, koho nemáte vyzkoušeného a nevíte, nakolik se můžete spolehnout na výsledek nebo vám spolupráce v tomto ohledu nefunguje.
Vyzkoušejte pár jednoduchých postupů, které vám přinesou více klidu a jistoty do předávání úkolů:
Porcování slona
Rozdělte úkol do několika menších částí, z nichž každé jednotlivé můžete přiřadit termín splnění, měřítko úspěšnosti a můžete ho samostatně zkontrolovat.
Máte tak pod kontrolou průběh splnění úkolu a když se ujistíte, že každá dílčí část je OK, výsledek také bude OK.
Check-listy
U některých podúkolů se hodí vytvořit předem seznam bodů, které musejí být splněny, aby byl splněn daný úkol. Zajistíte si tak, že se na nic nezapomene.
Procesy
U činností a úkolů, které se opakují, je praktické postup sepsat a příště si ho vzít k ruce. Ušetříte si tak nové vymýšlení i vysvětlování. Hned bude jasné co a jak.
A teď jak to aplikovat na náš příklad?
"Prosimtě, vyber naše VIP klienty a pošli jim mailem pozvánku na naši sobotní akci.”
Začnu tím, že naporcuji slona a celý úkol rozdělím do několika kroků:
krok 1) "vyber VIP klienty z dtb" - v této fázi budu chtít zkontrolovat, jestli tam někdo důležitý nechybí nebo naopak nepřebývá někdo koho pozvat nechci (stává se;-), případně zkorigovat počet.
krok 2) "pošli jim pozvánku" - budu chtít vidět finální podobu pozvánky, jestli tam jsou všechny náležitosti (zde je vhodné použít formu check-listu) - místo, jak se tam dostanou, kontakt na někoho na místě, případně co si mají vzít na sebe nebo s sebou.
krok 3) nakonec budu chtít info o tom kdo potvrdil účast, podle toho pak rozhodnu, jestli zašleme reminder, případně zbylé pozvané obvoláme atd.
Pokud si nejste jisti, jak daný člověk pracuje, není adekvátní očekávat, že řeknete "vyber naše významné klienty a pošli jim mailem pozvánku na naši sobotní akci” a nemusíte se o to dále starat.
Naopak.
Při prvním zadání s člověkem pracujte, nechte ho samostatně přemýšlet, konzultujte jeho návrhy, vysvětlujte kontext, důvody, poskytujte zpětnou vazbu. To vše vám pomůže do budoucna.
Ano, momentálně mi to neubere 100 % práce a pozornosti. Ubere mi to napoprvé třeba 50 %, Ale důležité jsou tady dvě věci:
A) mám skutečně jistotu výsledku a
B) daného člověka tím učím, protože mu k jednotlivým částem poskytuji zpětnou vazbu.
Při dalším opakování obdobné situace by mi to mělo ubrat už ne 50, ale třeba 80 %. A to už je znát.
Řešíte konkrétní problém, se kterým si nevíte rady? Potkejte se se mnou 1 na 1 a využijte v říjnu a listopadu tématickou slevu na konzultaci.
Zhruba před půl rokem se mě jedna moje klientka ptala, jestli znám nějaký opravdu efektivní nástroj na řízení týmu. Něco přehledného, jednoduchého, ideálně česky, aby tam dostala celou firmu včetně těch méně počítačově zdatných členů. Tehdy jsem odpověděla, že se poohlédnu. A našla jsem.
Od té doby tuhle aplikaci doporučuji dalším a dalším klientům. Jsem nadšená. Tak jsem si řekla, že ji představím i vám a rovnou dám i několik tipů, jak můžete práci svého týmu velmi rychle zefektivnit.
Proč Freelo?
Protože je perfektním technickým doplňkem toho, co s klienty na konzultacích řeším.
Těch funkcí, co Freelo umí, je hodně. Kluci mají i velmi hezky zpracované videonávody a velmi dobře zvládnutý support. Nemělo by vás tedy při používání nic zaskočit.
Jak vám Freelo pomůže vyčistit hlavu a uvolnit ruce?
Aplikace na zadávání a správu úkolů jsou fajn. Možná tak moc fajn, že svádí k tomu přestat mluvit s lidmi a vše zadávat jenom elektronicky. I přes jednoduchost jejich používání ale nezapomínejte na lidskou stránku věci. Nevynechávejte osobní zadání a vysvětlení projektu/úkolu, ujistěte se, že tomu druhá strana rozumí stejně jako vy, že si je vědoma toho, co po ní chcete, kdy to chcete a že s tím souhlasí. Tohle je základní kámen úspěchu, který vám žádná aplikace nenahradí.
Pro mě je Freelo jednoznačně objev letošního roku. A že je to skvělá aplikace si nemyslím jenom já. Kluci byli nominovaní na ocenění Český Goodwill 2017. Držím jim palce.
Pokud dlouho řídíme svoji práci nebo firmu více intuitivně, než systematicky stává se, že se začneme v nastalém chaosu ztrácet. A pomyslná bomba začíná tikat.
Existují ale 4 signály, které na blížící se nebezpečí upozorní včas. A jakmile je zavětříme, měli bychom se na chvíli zastavit, nadechnout a vnést do své práce systém.
Jaké že signály to jsou? Na co si dát pozor?
Problém je, když výše zmíněné situace řešíme tak, jak přicházejí. Intuitivně. Hasíme jeden požár za druhým. Čím víc se na nás valí práce, tím se zvětšuje chaos a blíží se nebezpečí našeho pracovního selhání.
Mít hodně práce je bezva. Do určité míry nám to ukazuje, že se nám daří. Přijímáme další a další práci, neumíme říkat ne, nestíháme, posuneme jeden termín, druhý termín, třetí nestihneme vůbec, v dalším projektu uděláme chybu…
A to nemluvím o tom, že nám už nezbývá žádný čas na plánování, rozvoj byznysu nebo přípravu nových projektů a vylepšování nabídky. A co hůř, většinou se z toho stane práce, která nás ani nijak zvlášť nebaví, obvykle jsme finančně podhodnocení, ale nevíme, kam dřív skočit. Nakonec skáčeme s prací do nocí a víkendů a jedeme víc hodin týdně, než bychom nejen rádi, ale i než jsme fyzicky a mentálně schopni.
A ne, opravdu není nutné rýt pusou v písku vyčerpáním, abychom si vydělali na hypotéku.
TIP > Dělejte práci, která se Vám vyplatí a přináší peníze, nebo Vás alespoň posouvá profesně. Oceňte se dostatečně. Naučte se říkat ne (proč je to důležité si přečtěte v mém starším článku). Zorganizujte si práci, odstraňte z ní všechny nadbytečné kroky. Pracujte nejen produktivně, ale i efektivně.
Vlastně to nemusí být jenom administrativa. Může to být jakákoli rutinní činnost, která je součástí naší práce, ale nás už prostě nebaví a zabírá nám stále více času. Chceme nové výzvy, jiné projekty, tohle už umíme zpaměti. A štve nás to. Nebaví nás to. A když nás práce nebaví, snadno v ní přehlédneme nějaký detail, uděláme chybu, nebo do toho prostě nedáme invenci, nápad, radost, cokoli navíc. A je to z nás cítit. Když Vás práce nebaví, je to poznat.
TIP > Najděte si asistentku, pomocníka, někoho, koho tahle práce bude bavit nebo se díky ní něco naučí. A když budete mít dobře nastavený proces předání práce a její kontroly, nemůžete se seknout. Všechno půjde jako na drátkách a vy se budete moct věnovat těm zábavnějším částem své práce.
Když se k nám dostávají poloviční nebo zkreslené informace, když máme spoustu časových prostojů čekáním na mail, telefonát nebo dodání podkladů, když ztrácíme čas pátráním po něčem, co jsme měli už dávno mít... Nejen, že nám to neumožňuje podat ten nejlepší osobní výkon, ale vyvolává to i nepříjemnou atmosféru v týmu. Lidi jsou na sebe naštvaní a navzájem se obviňují, což neprospívá ničemu.
TIP > Nastavte si procesy spolupráce, naplánujte dobře své projekty. Naplánujte si termíny, připomínky termínů, cokoli co Vám pomůže dodržovat plán. Domluvte si pravidla na sdílení souborů, jejich verzování a finálních podob. Komunikujte v hromadných konverzacích, scházejte se na porady. Nástrojů, které Vám v tomto mohou pomoci je dost a dost.
No opravdu, kdo z nás se s tím někdy nesetkal. Stáhnete si z mailu přílohu, pár dní ji nepotřebujete, a pak ji nemůžete najít, tak ji stáhnete znovu, najednou máte na disku několik verzí, nevíte která je ta poslední. Nebo si rozpracujete dokument doma na flashce, zapomenete na to, uděláte další úpravy na pracovním počítači a najednou máte dva různé dokumenty.
Schválně.. kolik času Vám to zabere, než se dopátráte toho správného dokumentu? A to nemluvím o tom, když s dokumenty pracujete ve více lidech na sdílených uložištích.
I tenhle problém se dá ale poměrně jednoduše zpracovat.
TIP > Zaveďte si na disku jasnou a jednoduchou strukturu, používejte složky a podsložky. Vždy musí být poznat, co je finální verze dokumentu. Na dokumenty, které ve stejné struktuře často používáte, si vytvořte mustr. Mustry obecně je bezvadné používat, to Vám ušetří neskutečně času! Ale o tom někdy příště.
Když zaregistrujete některý z výše zmíněných signálů blížících se potíží, zbystřete. V tenhle okamžik se dá ještě hodně napravit. Beze ztrát.
Pokud cítíte, že se na Vás valí chaos a chcete to nějak změnit, tak z něj prostě vytvořte systém.
Tady mate pár tipů, jak na to:
Jistě se dá vymyslet více způsobů, jak si uklidit pro práci. Ráda Vám pomůžu najít ten nejlepší způsob pro Vás.
Nedávno jsem se dostala k zajímavé knize. Jmenuje se Esencialismus - zaměřte se na to podstatné. Napsal ji pán jménem Greg McKeown. V té knize je hodně fajn myšlenek, z nichž si každý může vzít, co mu bude libo. Pro mě osobně bylo nejdůležitějším sdělením, že prioritizovat nestačí.
Co tedy udělat víc?
Je potřeba určit si, co je pro mě klíčové. Zvolit. A tomu se věnovat. Ostatní věci dočasně (nebo natrvalo) odstřihnout. Ubyde nám tím stres a naopak získáme možnost prožívat naplno přítomný okamžik a danou činnost.
Jednoduchá myšlenka, ale jak geniální! Člověk si hned uvědomí, kolik energie věnuje nepodstatným činnostem a pro to, co je pro něj důležité, mu už nezbývá čas, síla, hlava… dosaďte si cokoli.
Takovým příznakem dnešní doby je, že se věnujeme příliš velkému počtu činností. Neumíme říkat "ne". A to ani práci, která nás neposouvá a nebaví, ale ani různých žádostem a prosbám. Neumíme říkat "ne" příležitostem. Jistě, někdo si může říct, že není možné se v životě věnovat jenom jedné věci a že je arogantní myslet si, že bychom měli odmítat zakázky jenom proto, že zrovna nenaplňují naše ideály. Obzvlášť když potřebujeme uživit rodinu.
Tohle jsou ale přesně ty hodnoty, které nám dnes často chybí. Stát si za svým názorem, i když to ponese krátkodobou ztrátu. Vůbec schopnost určit si, co je v našem životě to nejdůležitější. Je to práce? Je to partner? Jsou to děti? A autor říká, že není možné dělat vše na 100 %. Skončíme pak tak, že se všemu věnujeme jenom částečně a ve finále všechny naše zájmové oblasti trpí. Pro mne je třeba nejdůležitější rodina. A proto volím práci, která tuto mou prioritu podpoří. A nejen to, všímám si, že svou prací mohu pomoci i ostatním určit si jejich priority a přesměrovat energii právě tam. Nejčastěji tím, že méně důležité činnosti se předají někomu jinému, nebo se zautomatizují natolik, že není třeba nad nimi přemýšlet.
No jo, zaměřit se jenom na to podstatné, to je hezká myšlenka. Ale jak na to, když nechceme být hned radikální a vrhnout se do minimalismu ve všech oblastech našeho žití?
Začněme pěkně postupně. U dílčích věcí.
Napište si, co je pro Vás skutečně důležité, to nejdůležitější ve Vašem životě. A této jedné hlavní prioritě pak přizpůsobte ostatní činnosti.
Zbavte se činností, které Vás stojí čas a energii a nic Vám osobně nepřináší. Ať už peníze, rozvoj nebo velké osobní uspokojení. Uvidíte, kolik času tím najednou získáte.
Udělejte ten první krok. Sepište si všechny činnosti, kterým se věnujete, přiřaďte k nim jejich prioritu, míru osobního uspokojení či růstu a u pracovních činností také finanční výnos. U výsledného obrázku obvykle lidi chvilku koukají s otevřenou pusou, kolik času a energie promrhají jen tak. Jak to vyšlo Vám?
Chcete-li mít větší přehled o reálném rozložení Vašeho času, doporučuji investovat energii do poctivého zapisování co jak dlouho děláte. Velmi dobře tomu slouží např. aplikace Toggl. Funguje online, jako desktopová aplikace, i aplikace na telefon. Evidence je tedy velmi snadná. Každý týden Vám přijde do mailu přehled. I tohle Vám může velmi dobře pomoci podívat se, čím vlastně trávíte čas, jestli je to adekvátní tomu, co je pro Vás skutečně důležité a říct si, čemu se opravdu chcete věnovat a co je pro Vás naopak zbytečné.
V knize je taková jedna pasáž pro všechny workoholiky, kterým práce nabourává rodinný a osobní život. Poznáváte se v něm taky? Já sebe před několika lety ano.
Taky plýtváte tolik energie na věci, které může udělat někdo jiný nebo nejsou potřeba dělat vůbec? Víte, které věci to jsou? V blízké době proběhne můj kurz na toto téma, resp. jak dostat z hlavy činnosti, které často opakujeme a jak s nimi pracovat, aniž bychom na ně museli myslet.
Jak by Vám mohla ubýt práce? Jednoduše. Nechte někoho jiného, aby ji udělal za Vás. Delegujte.
Jak to ale udělat správně? Prozradím Vám 3 důležité kroky.
Když jste rozjížděli svou firmu, bylo běžné, že jste si vše řešili sami. Fakturaci, zvedání telefonů, platby dodavatelům, finanční analýzy, naskladňování produktů na eshop, vyřizování všech poptávek atd. atd. A bylo to tak v pořádku. A občas je v pořádku se k tomu vrátit, protože malé firmy prostě fungují tak, že v některých okamžicích každý dělá všechno a i šéf sejde do obchodu a prodává, nebo vystaví fakturu.
Ale všimli jste si, že i teď, když je Vaše firma zajetá, stále řešíte Vy osobně operativní úkoly častěji než byste rádi? A že Vám berou čas, který můžete věnovat dalšímu rozvoji firmy?
Bojujete ale s předsudkem, že “Vy sami si to uděláte nejlépe a je to rychlejší, než to někomu vysvětlovat, aby pak na půlku věcí stejně zapomněl”.
Tak to udělejte sami! Udělejte to ale tak, že připravíte podrobný postup práce, který bude Vaše asistentka dodržovat.
1) Vytvořte kompletní, přesto jednoduchý a srozumitelný postup činnosti.
Vrhnete-li se na přípravu procesu, postupu, klíčové je, aby jeho jednotlivé kroky byly popsány jednoduše, ale přesto srozumitelně. A zároveň by žádný důležitý krok neměl chybět. Nespoléhejte na to, že si to daný člověk domyslí nebo vymyslí sám. Pište postup s vědomím, že i člověk, který ho čte poprvé, musí pochopit, co tím myslíte.
Srozumitelnost postupu je velmi důležitá. Na tom závisí úspěšnost delegace, předání, daného úkolu nebo činnosti další osobě.
2) Testujte
Je fajn si ověřit, jestli Vašemu postupu rozumí i ostatní. Nechte kolegu, aby si daný postup prošel sám na reálném úkolu. Poprvé ho budete samozřejmě supervidovat, vysvětlíte mu nejasnosti, a dohlédnete na postup i výsledek.
3) Postup doplňte a upravte
Na základě průběžných dotazů a nejasností z testu pak postup doplňte a upravte. Další výskyt by měl již proběhnout hladce, někdy je potřeba upravit ještě jednou nebo třeba i dvakrát, než dopilujete ideál.
Proces je správně připravený, pokud podle něj dokáže činnost zrealizovat i ten, kdo Vaši firmu příliš nezná ani danou činnost nikdy nevykonával.
V první řadě získáte čas na činnosti klíčové pro rozvoj firmy. Zároveň ale budete mít také jistotu, že i když činnost neděláte přímo Vy osobně, probíhá vše hladce a bez problémů. Však pokud chcete, můžete si jako poslední krok určit “report výsledku”. A místo abyste řešením nebo dohledem strávili několik hodin času, věnujete tomu 5 minut přijetím reportu a zhodnocením výsledků.
Nevíte si rady, jak správně připravit úkoly k předání, nebo jste to zkoušeli a nefungovalo Vám to? Ráda Vám s tím pomohu. Pojďme se potkat na úvodní konzultaci. Probereme společně konkrétní činnost, kterou chcete předat, poradím Vám, jak správně daný proces připravit tak, aby skutečně fungoval, a na co nezapomenout v implementaci a kontrole.
Mým cílem je pomáhat manažerům, aby se jim lépe nejen pracovalo, ale i žilo. Aby neztráceli čas činnostmi, které může s dobrou přípravou udělat kdokoli jiný, a mohli svůj čas věnovat rozvoji firmy nebo svému osobnímu. Mít dostatek času na sebe, rodinu a přátele je fajn, nemyslíte?
