Pokud dlouho řídíme svoji práci nebo firmu více intuitivně, než systematicky stává se, že se začneme v nastalém chaosu ztrácet. A pomyslná bomba začíná tikat.
Existují ale 4 signály, které na blížící se nebezpečí upozorní včas. A jakmile je zavětříme, měli bychom se na chvíli zastavit, nadechnout a vnést do své práce systém.
Jaké že signály to jsou? Na co si dát pozor?
4 signály blížících se potíží
- mám tolik práce, že vůbec nestíhám vymýšlet novinky a zlepšovat své služby
- trávím tolik času administrativou a operativou, že mi nezbývá čas na opravdovou práci
- informace si v týmu předáváme neúplně nebo vůbec, a pak děláme chyby
- mám chaos v dokumentech a informacích na disku, neustálé hledání něčeho mě přivádí k šílenství
Problém je, když výše zmíněné situace řešíme tak, jak přicházejí. Intuitivně. Hasíme jeden požár za druhým. Čím víc se na nás valí práce, tím se zvětšuje chaos a blíží se nebezpečí našeho pracovního selhání.
1. signál - příliš mnoho práce a málo času na rozvoj
Mít hodně práce je bezva. Do určité míry nám to ukazuje, že se nám daří. Přijímáme další a další práci, neumíme říkat ne, nestíháme, posuneme jeden termín, druhý termín, třetí nestihneme vůbec, v dalším projektu uděláme chybu…
A to nemluvím o tom, že nám už nezbývá žádný čas na plánování, rozvoj byznysu nebo přípravu nových projektů a vylepšování nabídky. A co hůř, většinou se z toho stane práce, která nás ani nijak zvlášť nebaví, obvykle jsme finančně podhodnocení, ale nevíme, kam dřív skočit. Nakonec skáčeme s prací do nocí a víkendů a jedeme víc hodin týdně, než bychom nejen rádi, ale i než jsme fyzicky a mentálně schopni.
A ne, opravdu není nutné rýt pusou v písku vyčerpáním, abychom si vydělali na hypotéku.
TIP > Dělejte práci, která se Vám vyplatí a přináší peníze, nebo Vás alespoň posouvá profesně. Oceňte se dostatečně. Naučte se říkat ne (proč je to důležité si přečtěte v mém starším článku). Zorganizujte si práci, odstraňte z ní všechny nadbytečné kroky. Pracujte nejen produktivně, ale i efektivně.
2. signál - administrativa a operativa kradou čas na skutečnou práci
Vlastně to nemusí být jenom administrativa. Může to být jakákoli rutinní činnost, která je součástí naší práce, ale nás už prostě nebaví a zabírá nám stále více času. Chceme nové výzvy, jiné projekty, tohle už umíme zpaměti. A štve nás to. Nebaví nás to. A když nás práce nebaví, snadno v ní přehlédneme nějaký detail, uděláme chybu, nebo do toho prostě nedáme invenci, nápad, radost, cokoli navíc. A je to z nás cítit. Když Vás práce nebaví, je to poznat.
TIP > Najděte si asistentku, pomocníka, někoho, koho tahle práce bude bavit nebo se díky ní něco naučí. A když budete mít dobře nastavený proces předání práce a její kontroly, nemůžete se seknout. Všechno půjde jako na drátkách a vy se budete moct věnovat těm zábavnějším částem své práce.
3. signál - ztráty a zkreslení informací v týmu nám komplikují práci
Když se k nám dostávají poloviční nebo zkreslené informace, když máme spoustu časových prostojů čekáním na mail, telefonát nebo dodání podkladů, když ztrácíme čas pátráním po něčem, co jsme měli už dávno mít... Nejen, že nám to neumožňuje podat ten nejlepší osobní výkon, ale vyvolává to i nepříjemnou atmosféru v týmu. Lidi jsou na sebe naštvaní a navzájem se obviňují, což neprospívá ničemu.
TIP > Nastavte si procesy spolupráce, naplánujte dobře své projekty. Naplánujte si termíny, připomínky termínů, cokoli co Vám pomůže dodržovat plán. Domluvte si pravidla na sdílení souborů, jejich verzování a finálních podob. Komunikujte v hromadných konverzacích, scházejte se na porady. Nástrojů, které Vám v tomto mohou pomoci je dost a dost.
4. signál - chaos v archivaci dokumentů a informací zdržuje
No opravdu, kdo z nás se s tím někdy nesetkal. Stáhnete si z mailu přílohu, pár dní ji nepotřebujete, a pak ji nemůžete najít, tak ji stáhnete znovu, najednou máte na disku několik verzí, nevíte která je ta poslední. Nebo si rozpracujete dokument doma na flashce, zapomenete na to, uděláte další úpravy na pracovním počítači a najednou máte dva různé dokumenty.
Schválně.. kolik času Vám to zabere, než se dopátráte toho správného dokumentu? A to nemluvím o tom, když s dokumenty pracujete ve více lidech na sdílených uložištích.
I tenhle problém se dá ale poměrně jednoduše zpracovat.
TIP > Zaveďte si na disku jasnou a jednoduchou strukturu, používejte složky a podsložky. Vždy musí být poznat, co je finální verze dokumentu. Na dokumenty, které ve stejné struktuře často používáte, si vytvořte mustr. Mustry obecně je bezvadné používat, to Vám ušetří neskutečně času! Ale o tom někdy příště.
Ještě není pozdě
Když zaregistrujete některý z výše zmíněných signálů blížících se potíží, zbystřete. V tenhle okamžik se dá ještě hodně napravit. Beze ztrát.
Pokud cítíte, že se na Vás valí chaos a chcete to nějak změnit, tak z něj prostě vytvořte systém.
Tady mate pár tipů, jak na to:
- činnosti a úkoly, které často opakujete, zpracujte do postupů, kterých se budete pokaždé držet a nebudete muset přemýšlet na co nezapomenout a kdy co udělat.
- vytipujte si, kterou práci můžete předat někomu jinému a skutečně ji předejte. A nepřemýšlejte už nad ní. Chtějte jenom výsledek.
- nastavte si jasná a srozumitelná pravidla komunikace a předávání dokumentů v týmu
- zorganizujte si své dokumenty na disku nebo cloudu podle jasného klíče
- vytvořte si mustry dokumentů, které často používáte, a to nejen klientské, ale i analytické, např. projektový deník, nebo pravidelné porady
- regulujte silnou poptávku po Vašich službách zvýšením ceny.
Jistě se dá vymyslet více způsobů, jak si uklidit pro práci. Ráda Vám pomůžu najít ten nejlepší způsob pro Vás.
