Jak by Vám mohla ubýt práce? Jednoduše. Nechte někoho jiného, aby ji udělal za Vás. Delegujte.
Jak to ale udělat správně? Prozradím Vám 3 důležité kroky.
Jaké činnosti jsou pro delegování vhodné?
- často se opakují podle stejného nebo velmi podobného scénáře
- nepotřebují Vaši odbornost v každém výskytu
- nebaví Vás, nebo Vás neposouvají v rozvoji Vašeho podnikání
Dřív jste si vše řešili sami, teď už ale nemusíte.
Když jste rozjížděli svou firmu, bylo běžné, že jste si vše řešili sami. Fakturaci, zvedání telefonů, platby dodavatelům, finanční analýzy, naskladňování produktů na eshop, vyřizování všech poptávek atd. atd. A bylo to tak v pořádku. A občas je v pořádku se k tomu vrátit, protože malé firmy prostě fungují tak, že v některých okamžicích každý dělá všechno a i šéf sejde do obchodu a prodává, nebo vystaví fakturu.
Ale všimli jste si, že i teď, když je Vaše firma zajetá, stále řešíte Vy osobně operativní úkoly častěji než byste rádi? A že Vám berou čas, který můžete věnovat dalšímu rozvoji firmy?
Bojujete ale s předsudkem, že “Vy sami si to uděláte nejlépe a je to rychlejší, než to někomu vysvětlovat, aby pak na půlku věcí stejně zapomněl”.
Tak to udělejte sami! Udělejte to ale tak, že připravíte podrobný postup práce, který bude Vaše asistentka dodržovat.
Postupujte v těchto 3 krocích!
1) Vytvořte kompletní, přesto jednoduchý a srozumitelný postup činnosti.
Vrhnete-li se na přípravu procesu, postupu, klíčové je, aby jeho jednotlivé kroky byly popsány jednoduše, ale přesto srozumitelně. A zároveň by žádný důležitý krok neměl chybět. Nespoléhejte na to, že si to daný člověk domyslí nebo vymyslí sám. Pište postup s vědomím, že i člověk, který ho čte poprvé, musí pochopit, co tím myslíte.
Srozumitelnost postupu je velmi důležitá. Na tom závisí úspěšnost delegace, předání, daného úkolu nebo činnosti další osobě.
2) Testujte
Je fajn si ověřit, jestli Vašemu postupu rozumí i ostatní. Nechte kolegu, aby si daný postup prošel sám na reálném úkolu. Poprvé ho budete samozřejmě supervidovat, vysvětlíte mu nejasnosti, a dohlédnete na postup i výsledek.
3) Postup doplňte a upravte
Na základě průběžných dotazů a nejasností z testu pak postup doplňte a upravte. Další výskyt by měl již proběhnout hladce, někdy je potřeba upravit ještě jednou nebo třeba i dvakrát, než dopilujete ideál.
Proces je správně připravený, pokud podle něj dokáže činnost zrealizovat i ten, kdo Vaši firmu příliš nezná ani danou činnost nikdy nevykonával.
Správná delegace úkolů Vám vyčistí hlavu a uvolní ruce
V první řadě získáte čas na činnosti klíčové pro rozvoj firmy. Zároveň ale budete mít také jistotu, že i když činnost neděláte přímo Vy osobně, probíhá vše hladce a bez problémů. Však pokud chcete, můžete si jako poslední krok určit “report výsledku”. A místo abyste řešením nebo dohledem strávili několik hodin času, věnujete tomu 5 minut přijetím reportu a zhodnocením výsledků.
Nevíte si rady, jak správně připravit úkoly k předání, nebo jste to zkoušeli a nefungovalo Vám to? Ráda Vám s tím pomohu. Pojďme se potkat na úvodní konzultaci. Probereme společně konkrétní činnost, kterou chcete předat, poradím Vám, jak správně daný proces připravit tak, aby skutečně fungoval, a na co nezapomenout v implementaci a kontrole.
Mým cílem je pomáhat manažerům, aby se jim lépe nejen pracovalo, ale i žilo. Aby neztráceli čas činnostmi, které může s dobrou přípravou udělat kdokoli jiný, a mohli svůj čas věnovat rozvoji firmy nebo svému osobnímu. Mít dostatek času na sebe, rodinu a přátele je fajn, nemyslíte?
