Taky někdy bojujete s tím, že někomu zadáte úkol a na konci zjistíte, že ho buď vůbec neudělal, udělal částečně nebo špatně? Nebo s tím možná bojujete pokaždé? Chápu, že vás to naštve.
Navíc vás to stojí čas s předěláváním a opravou, který nemáte, protože jste s tím nepočítali. Co můžete ale vy sami udělat pro to, aby to takhle neprobíhalo? Aby to, že někomu zadáte úkol, vám čas a práci skutečně ušetřilo?
Představte si jednoduché zadání úkolu, pro ilustraci.
Zadání úkolu může znít třeba takto: "prosimtě, vyber naše VIP klienty a pošli jim mailem pozvánku na naši sobotní akci”. Pracujete ale s někým, koho nemáte pořádně vyzkoušeného nebo s ním nemáte 100% zkušenost.
Jak zajistit, aby výsledek odpovídal vašemu očekávání?
Nemluvím teď o formě zadávání úkolu, ta má svá vlastní specifika a úkol můžete zadat dobře stejně tak jako špatně. Mluvím teď o praktickém postupu, když pracujete s někým, koho nemáte vyzkoušeného a nevíte, nakolik se můžete spolehnout na výsledek nebo vám spolupráce v tomto ohledu nefunguje.
Vyzkoušejte pár jednoduchých postupů, které vám přinesou více klidu a jistoty do předávání úkolů:
Porcování slona
Rozdělte úkol do několika menších částí, z nichž každé jednotlivé můžete přiřadit termín splnění, měřítko úspěšnosti a můžete ho samostatně zkontrolovat.
Máte tak pod kontrolou průběh splnění úkolu a když se ujistíte, že každá dílčí část je OK, výsledek také bude OK.
Check-listy
U některých podúkolů se hodí vytvořit předem seznam bodů, které musejí být splněny, aby byl splněn daný úkol. Zajistíte si tak, že se na nic nezapomene.
Procesy
U činností a úkolů, které se opakují, je praktické postup sepsat a příště si ho vzít k ruce. Ušetříte si tak nové vymýšlení i vysvětlování. Hned bude jasné co a jak.
A teď jak to aplikovat na náš příklad?
"Prosimtě, vyber naše VIP klienty a pošli jim mailem pozvánku na naši sobotní akci.”
Začnu tím, že naporcuji slona a celý úkol rozdělím do několika kroků:
krok 1) "vyber VIP klienty z dtb" - v této fázi budu chtít zkontrolovat, jestli tam někdo důležitý nechybí nebo naopak nepřebývá někdo koho pozvat nechci (stává se;-), případně zkorigovat počet.
krok 2) "pošli jim pozvánku" - budu chtít vidět finální podobu pozvánky, jestli tam jsou všechny náležitosti (zde je vhodné použít formu check-listu) - místo, jak se tam dostanou, kontakt na někoho na místě, případně co si mají vzít na sebe nebo s sebou.
krok 3) nakonec budu chtít info o tom kdo potvrdil účast, podle toho pak rozhodnu, jestli zašleme reminder, případně zbylé pozvané obvoláme atd.
Pokud si nejste jisti, jak daný člověk pracuje, není adekvátní očekávat, že řeknete "vyber naše významné klienty a pošli jim mailem pozvánku na naši sobotní akci” a nemusíte se o to dále starat.
Naopak.
Při prvním zadání s člověkem pracujte, nechte ho samostatně přemýšlet, konzultujte jeho návrhy, vysvětlujte kontext, důvody, poskytujte zpětnou vazbu. To vše vám pomůže do budoucna.
Ano, momentálně mi to neubere 100 % práce a pozornosti. Ubere mi to napoprvé třeba 50 %, Ale důležité jsou tady dvě věci:
A) mám skutečně jistotu výsledku a
B) daného člověka tím učím, protože mu k jednotlivým částem poskytuji zpětnou vazbu.
Při dalším opakování obdobné situace by mi to mělo ubrat už ne 50, ale třeba 80 %. A to už je znát.
Řešíte konkrétní problém, se kterým si nevíte rady? Potkejte se se mnou 1 na 1 a využijte v říjnu a listopadu tématickou slevu na konzultaci.
