Jaké byly začátky práce s procesy úspěšných nezávislých profesionálů, co jim procesy do podnikání přinášejí a jak jim pomáhají, o tom jsem hovořila s 6 z nich. Lidé různých profesí, které spojuje efektivní a spolehlivá práce.
O své zkušenosti se podělili:
-
Týna Sataryová (www.kreslirka.cz) – kreslířka, zástupkyně kreativních profesí, s procesy pracuje aktivně zhruba 2 roky.
-
Ivana Minářová (www.minarova.cz) – stavební projektantka se specializací na chytré technologie pro domácnost, s procesy v podnikání systematicky pracuje 4 roky.
- Jan Kulda (www.freelo.cz) - Honza spoluzaložil a vyvíjí aplikaci na efektivní komunikaci nad úkoly. Stará se primárně o UX, design a kódování, ale částečně i o marketing. První proces sepsal před rokem a půl, od té doby procesy stabilně využívá.
-
Petr Macek (www.olomouc.charita.cz) – vedoucí podpůrných činností Charity Olomouc, zástupce neziskového sektoru, procesy v různých podobách má ve svém životě již přes 20 let, aktivně a systematicky je používá posledních několik let v rámci své činnosti pro Charitu Olomouc.
-
Jan Onesork (www.onesork.cz) – SEO konzultant, do svého podnikání je zavedl před pár lety, od té doby je neustále zdokonaluje.
-
Robert Vlach (www.procesoid.com, www.robertvlach.cz) – podnikatelský poradce, provozovatel portálu www.navolnenoze.cz, spolutvůrce webové aplikace Procesoid, s procesy pracuje už od svých programátorských dob na konci 90. let. Nyní jsou nedílnou součástí jak jeho osobního podnikání, tak jeho konzultační činnosti, kdy se zaváděním procesů pomáhá svým klientům
Jaké byly vaše začátky s procesy? Co vás k nim přivedlo a jaké byly ty první?
Týna: Když pominu sestavení seznamu pro zabalení si na hory, který jsem si ve Wordu schovala na příští sezónu a takhle ho několik let používala, tak to bylo asi při pomáhání s organizací srazu portálu Na volné noze, kde jsem měla funkci ubytovávače. Manipulovala jsem tam se spoustou klíčů a následně i s penězi. První rok jsem byla poněkud vystresovaná z toho, aby mi vše sedělo, tak jsem si začala sepisovat takový tahák na další rok. Ten jsem příští rok zase o něco vylepšila a v Google dokumentu jsem krok po kroku popsala i veškeré vychytávky. Přemýšlela jsem, jak to můžu dělat efektivněji. U ubytování to bylo o získání klidu na duši. V podnikání jsem se k procesům dostávala postupně a i když mi prvně přišlo, že musí být spíš pro nějakou firmu nebo někoho, kdo má pod sebou lidi a pracuje ve velkém týmu, ukázalo se, že i pro mě jako malého živnostníčka, je to velká pomoc.
(ukázka z procesu organizace ubytování srazu Na volné noze)
Ivana: Už na škole jsem si psala seznamy, co je třeba dělat. Tenkrát jsem však netušila, že se jedná o proces. Vlastní proces jsem začala řešit až s příchodem na volnou nohu, zhruba před 4 lety – postup práce od zadání až po odevzdání klientovi. Byla to nejdříve tabulka v Google Sheetu. A protože jsem občas měla potřebu proces rozvětvit, následovala myšlenková mapa. Ani jedno ale nebylo dokonalé, takže proces ležel ladem a já pracovala intuitivně. Tím hlavním impulsem začít s procesy pracovat systematicky bylo jednoznačně usnadnění práce. Pokud mám přesný postup, nezapomenu na drobnosti jako třeba odeslat fakturu. 😀 Hodně se věnuji svým dvěma malým dcerám a omezený čas na práci mě nutí jej využít pokud možno na maximum. Nemám čas na tápání, jestli jsem již klientovi odeslala objednávku nebo je třeba popohnat kolegy, aby mi poslali k připomínkování svou práci. Současně pracuji na více zakázkách, které jsou v různém stádiu rozpracovanosti, nějaká evidence je tedy na místě.
Honza K.: Procesy jsem začal systematicky používat přibližně rok a půl zpátky. A šlo o proces tvorby psaní článku s externisty. Vytvořili jsme ho jako Freelo šablonu a pokaždé, když píšeme nový článek, používáme ho. Pomáhá nám eliminovat opakující se chyby a zároveň nám umožňuje úkol s klidným svědomím oddelegovat. Procesy pro nás také znamenají možnost zachytit nabyté know-how pro další členy týmu.
Petr: Začátek s procesy, to už bude nějakých 20 let a pravděpodobně těmi prvními byly plány družinových schůzek a výprav. Takové jednoduché a neustále vylepšované checklisty. Procesy jsem tomu začal říkat až později, ale hlavní impulz byl vždy podobný: množství aktivit a převzetí odpovědnosti za nějaký větší celek. A je jedno, jestli to bylo vedení kurzu nebo posléze řízení střediska služeb. A nesmím zapomenout zmínit základní předpoklad, kdy jsem z toho začal dělat procesy, tím bylo opakování aktivit.
Honza O.: Asi jako většina jsem začínal s jednoduchými checklisty pro různé opakující se činnosti. U toho byla jediná motivace – prostě na něco nezapomenout. Bez checklistu na balení by to snad ani jinak nešlo. První opravdovější procesy se týkaly týdenní revize v rámci GTD. Největší smysl pak začalo dávat zprocesování činností, které se neopakují tak často a člověk je prostě nemůže pořád nosit v hlavě – jako například sjednocení podkladů pro kontrolní hlášení DPH a podobné radosti. Před pár lety jsem se začal snažit více delegovat některé činnosti, u kterých jsem byl přesvědčený, že bude snadné je někomu předat. Docela jsem s tím pohořel, protože mi to nešetřilo ani čas, ani peníze. Uvědomil jsem si, že delegování bez dobře nastavených procesů je nesmysl. Od toho momentu jsem se začal o procesy víc zajímat, ale pořád jsem někde na začátku.
Robert: Na volné noze jsem začínal koncem 90. let v oblasti vývoje webových služeb, takže mé první procesy logicky souvisely s programováním. Otestování nové verze aplikace, její nasazení na server a další testování naživo je třeba dobrý příklad takového vývojářského procesu, který jsem měl tehdy na starosti. S růstem podnikání obvykle roste i jeho složitost, to mé nevyjímaje. Čili jsem u sebe zaváděl páteřní procesy tak, aby i když byznys jede na plné obrátky, neutrpěla jeho spolehlivost. Mé vlastní podnikání je ovšem ještě relativně jednoduché oproti tomu, co občas řešíme s klienty, ať už ve výrobě, či službách. Tam bývá nejsilnějším impulzem k zavádění procesů nejčastěji mé doporučení, protože běžní podnikatelé ani netuší, že by měli nějaké procesní řízení mít. Rutinní činnosti často vykonává sám majitel firmy anebo jsou delegovány na lidi, kteří je vykonávají zpaměti. Dost často na něco zapomenou a pokud takový člověk odejde, dost tím trpí spolehlivost firmy jako celku.
Pro klasifikaci spolehlivosti používám následující stupnici, většina firem se pohybuje někde od trojky dolů:
-
naprostá spolehlivost v explicitní (přislíbené) a implicitní (očekávané) rovině
-
plná explicitní spolehlivost s drobnými nedostatky v implicitní rovině očekávání
-
výjimečná selhání v explicitní spolehlivosti pod velkým tlakem (vrchol sezóny apod.)
-
drobná selhání v explicitní či implicitní spolehlivosti, ale jen v úkonech nižšího významu
-
běžná selhání v explicitní či implicitní spolehlivosti v úkonech malého i velkého významu
S procesy tedy již nějakou dobu pracujete – na co všechno je máte nastavené a v čem vám nejvíc pomáhají?
Týna: Udělala jsem si proces na vytvoření blogového článku, newsletteru i jednání o nové zakázce. Mám procesy ale i na soukromé činnosti, jako je zabalení na čundr, plenér a nově i na tvorbu kombuchy. 🙂 Odjela jsem na pár dní do Prahy, zrovna když se jedna dávka měla slévat a připravit druhá. Potřebovala jsem, aby to tedy udělal přítel a sama jsem si to chtěla zvědomit a napsat krok za krokem. Dala jsem do Google kalendáře připomínku, ke které jsem přítele pozvala, a do Procesoidu jsem to krok za krokem popsala (nadelegovala jsem to na něj i tam). Dělal to teď ve středu a prý dobrý. 😀 Tak to vypadá, že to zafungovalo dobře.
Proces jednání o nové zakázce se mi nakonec osvědčilo vést přes Streak a jeho CRM systém. Můžu si tam po odeslání cenové nabídky nastavit funkci snooze (zdřímnutí), třeba na 3 dny, a pokud se poptávající sám neozve, mohu se ozvat sama a zeptat se, jestli e-mail došel. A jen díky tomu, že mi to Streak sám připomene. Sama bych na to mohla zapomenout. Mám tam i ve snippets (úryvcích) předpřipravené odpovědi s otázkami, které stačí ve většině případů jen mírně upravit a personalizovat. To také šetří hodně času a mentální energie.
U zakázek, kde je potřeba přijít s velkým množstvím nápadů k jednomu tématu používám vybrané body z kreativního checklistu Tomáše Vachudy. Takovým polorozpracovaným procesem je pak mustr cenové nabídky pro různé typy ilustrací. Mám v něm popsáno, jak probíhá spolupráce, kolik je kol připomínek atd. Tomu se chci do budoucna ještě pořádně věnovat a ladit to. Hlavní je, že na nic důležitého nezapomenu. Už se mi třeba nestane, že pošlu newsletter bez fotky jako předtím, než jsem to zavedla jako proces v Procesoidu. Ale teprve s tím vším vlastně začínám, tak uvidíme, kam to ještě povede.
Ivana: Procesy jsem začala naplno používat až s přechodem na webovou aplikaci Procesoid. Je snadné je průběžně aktualizovat, doplňovat. Právě tato forma mi velmi vyhovuje a používání procesů je pro mne zábava. Mám nastavené procesy na mé dvě hlavní pracovní činnosti – „zpracování projektové dokumentace“ a „poradenství“. Mimo to používám dva cestovní procesy – „dovolená“, která zahrnuje všechny možné předměty, které jsem kdy během cest potřebovala, ať už to byla čtrnáctidenní dovolená u moře, nebo jen víkendový výlet k rodičům. Před odjezdem zaškrtnu, co já a moje rodina bude potřebovat, a díky tomu neřeším zapomenutý opalovací krém nebo nebo náhradní ponožky. 🙂 Druhý cestovní proces s názvem „Las Palmas“ máme sdílený s manželem a týká se našich nomádských dovolených. Tady odpadají dotazy typu „Zařídila jsi už …?“. Oba přesně víme, co je třeba ještě před odjezdem udělat, případně kdo to má udělat.
Honza K.: Máme celou řadu hodně pestrých činností, které ale nejsou vždy úplně stejné. Také dost pracujeme se sociálními sítěmi a tam se prostředí také velmi dynamicky mění. Z těchto důvodů nám nedává smysl na některé činnosti procesy sepisovat a starat se o ně – nebylo by to tak efektivní a přínosné.
Jako další procesy máme např.: Nábor nového kolegy (resp. šablonu projektu ve Freelu), Stříhání a úprava nahraného podcastu (Z podpalubí), Psaní newsletteru, Školení / workshop, …
Největším pomocníkem jsou z hlediska dodržení kvality, sdílení přínosného know-how a delegování.
Petr: Od jednoduchých checklistů jsem se přesunul k tabulkám a nyní k Procesoidu. Procesy mám v tuto chvíli nastavené především na věci, kde spolupracuji s ostatními (své osobní pravidelně zakládám a opouštím s velkou důvěrou ve využití jiných nástrojů, především úkolovníku a kalendáře). Nejvíce mi pomáhají v práci s kolegy na věcech, které se pravidelně opakují. Předcházím jimi zapomínání při přepínání v rámci různých aktivit na to, co, kdo, kdy a jak má být hotovo. A v neposlední řadě je to odškrtnuté políčko dílčí motivace.
Honza O.: Teď mám navíc procesy na průběh nové poptávky, psaní a propagaci článků. A samozřejmě také na části mé práce – jako třeba analýzu klíčových slov, technický audit webu z pohledu SEO či základní nastavení webové analytiky. Je toho už docela dost. Procesy nejvíce pomáhají tím, že šetří mentální kapacitu. Už nemusím tolik přemýšlet, co všechno bude potřeba udělat, ale mohu se více zaměřit na to, jak to celé udělat co možná nejlépe. A když instanci procesu nestihnu na jeden zátah, je daleko snazší se k procesu vrátit jiný den a navázat tam, kde jsem předtím skončil.
Robert: Za posledních deset, patnáct let jsem se jednoznačně posunul od konvenčního procesního řízení k agilnímu přístupu, který rozhodně nestaví na složitých metodikách, procesních diagramech apod. Většina firem, s nimiž jako poradce pracuji, to podle mých zkušeností nejenže nepotřebuje, ale přímo odmítá jako zbytečnou a neefektivní zátěž. Odklon od klasických metodik je dnes podobný, jako tomu bylo před deseti lety v projektovém řízení s nástupem aplikací typu Basecamp. Samozřejmě uznávám přínos metodik a robustních větvených procesů ve výrobě nebo složitějších službách, ale zároveň jsem v praxi pochopil, že 90 % běžných firem potřebuje mnohem jednodušší nástroje, jako jsou checklisty, rozumně popsané role nebo procesní software, který může každý ve firmě používat bez složitého zaškolování. Samozřejmě chci, aby mé vlastní podnikání šlo v tomto ohledu příkladem, proto vždy usiluji o maximální spolehlivost vůči klientům a procesy využívám pro všechny klíčové repetitivní činnosti.
Jaký je váš nejoblíbenější proces? A ten nejefektivnější?
Týna: Nejoblíbenější asi ten blogový a newsletterový. Tam je hodně dílčích kroků a zrychlilo mi to práci. Nevím, jestli bych bez práce s procesem byla schopná psát 3–4 články měsíčně, protože práce celkově málo nemám. Nejefektivnější je potom ten poptávkový, protože ty přicházejí neočekávaně a dokáží nabourat program. S procesem se to dá zvládnout mnohem rychleji a bez dlouhé meditace nad tím, co mám do odpovědi vlastně napsat.
Ivana: Nejoblíbenější je „Zpracování projektové dokumentace“. Mám jej vymazlený, stále jej doplňuji a upravuji. 🙂 Velmi mi usnadňuje každodenní práci. Nejefektivnější potom „Las Palmas“. Od zařízení letenek až po odlet zpět domů uběhne dlouhá doba, v našem případě minimálně 9 měsíců. Nosit vše v hlavě je nad mé síly. Raději půjdu na pláž a počkám si, až přijde mailem notifikace, že je čas sehnat odvoz na letiště.
Honza K.: Nejoblíbenější je asi proces Psaní nového článku, protože když opravdu všechno dodržíme, tak z něj „padá“ kvalitní obsah. Naopak nejefektivnější bude asi proces na tvorbu newsletteru, protože je na první pohled relativně jednoduchý. Zároveň je potřeba důslednost a velká pozornost na všechny drobné chyby (překlepy, URL a utm parametry, obrázky,…), které už nejde po odeslání vzít zpět. Takže při delegování na juniornějšího člověka lze ušetřit celkem dost energie a času.
Petr: Mé nejoblíbenější jsou ty nejstarší – vychytané k dokonalosti. A poté i ty nové, které je možné ladit a dostávat se k podstatě problému. Tedy nejoblíbenější je pro mne ta činnost, která vede k jejich vytvoření, spolupráce, otázky a potenciál ostatních (proto pro ty své využívám jednoduché nástroje). Nejefektivnější je v osobních činnostech určitě plánování akcí (a je jedno zda je to dovolená nebo služební cesta), v rámci pracovních pak vše, co se týká přijímání pracovníků, od vzniku místa, přes výběrové řízení po adaptaci. Tedy vše, co manažer nedělá tak často, aby ho nestálo spoustu sil vždy vše znova nastudovat.
Honza O.: Nejoblíbenější? Proces pro balení na dovolenou, samozřejmě. 🙂 Teď trochu vážněji. Příjemně mě v poslední době překvapil můj proces na analýzu klíčových slov. Díky němu jsem byl schopný mít v jeden čas rozpracované 4 analýzy klíčových slov. Každou z nich v jiném jazyce a v jiném stádiu dokončení. Díky zprocesování jsem mohl mezi projekty pohodlně přepínat a ani jsem se nezadýchal. Prostě brnkačka.
Robert: Mám rád proces přípravy školení podnikání na volné noze, které vedu už někdy od roku 2007. Je totiž vytuněný a delegovaný na spolehlivého kolegu tak skvěle, že na mě už prakticky zbývá jen to odškolit. Jako vlastník či spoluvlastník několika desítek procesů bych jen těžko vybíral jeden jediný nejefektivnější, protože se řídím zásadou, že neefektivní procesy by se především vůbec neměly zavádět. Každý jeden z nich nám šetří obrovské množství kognitivní energie a stresu z možných chyb.
Co je pode vás při práci s procesy nejdůležitější?
Týna: Aktivně je používat a po cestě vylaďovat. Když přijdu na nějakou nedotaženost nebo vylepšovák, hned jdu do „designu“ a změním to. Hlavní ale je nějak začít a nečekat na dokonalost.
Ivana: Aby nebyly příliš složité, ať už na používání, nebo editaci. Jinak skončí v šuplíku jako ty mé, se kterými jsem začínala. A druhá věc, kterou si v začátcích jistě každý neuvědomí – proces by měl obsahovat každý, i ten sebemenší krok k poskládání celé skládačky. Každou drobnost si do procesu zapište, jen tak bude fungovat. Nemusíte nosit detaily v hlavě a můžete se tak věnovat práci, rodině nebo svým zájmům.
Honza K.: Mít představu proč procesy existují a k čemu mají sloužit, jaké mají plnit cíle. Je důležité udržovat je aktuální a dostupné pro všechny, kdo s nimi mají pracovat. Možná i určit konkrétní lidi, kteří by se o rozvoj procesů – aktualizaci, rozšiřování, ale i odstraňování – měli starat.
Petr: Důslednost a neustálé vylepšování.
Honza O.: U procesů vnímám jako nejdůležitější jejich ladění v čase. To, že si procesy po několika průbězích vypilujete „k dokonalosti“ a zamyslíte se, co z toho můžete delegovat či automatizovat. To dává ten největší smysl.
Robert: Aplikovaná metoda či metodika a nástroje. Plus odhodlání manažera nebo majitele firmy procesy prosadit a zavést správně, aby pomáhaly jak managementu, tak lidem, kteří s nimi denně pracují. Potíž je, že metodiky jsou zastaralé (a ne právě agilní) a nabídka nástrojů je třeba oproti projektovému řízení velice omezená.
Zmínili jste, že s procesy pracujete v Procesoidu (webová aplikace na přímočaré procesní řízení – www.procesoid.com). Co vám na něm vyhovuje? Jaký je jeho největší přínos pro vaši práci?
Týna: Na Procesoidu se mi líbí rozdělení na design a jednotlivé instance. Je to logické a dobře se to ovládá. Pak taky, že do kroku mohu vložit nějaký odkaz (třeba na dokument s tématy pro blogové články nebo návod, jak vložit video z Youtube) a vybrat si, jak krok bude vypadat (fajfka, datum, připomínka, poznámka, ano/ne…) Také je fajn, že jsou procesy takto pohromadě a dají se případně delegovat.
Ivana: Kromě seznamu věcí na dovolenou mám všechny procesy v Procesoidu. A možná časem do Procesoidu překlopím i tento.
Jeho obrovským přínosem je jednoduchost. Mohu si proces nastavit přesně podle svých představ a požadavků. Nejsem nucená použít nějakou šablonu, kterou bych musela násilně ohýbat pro své potřeby. Velmi snadné vytvoření instance, úprava procesu (tato úprava se promítne do všech instancí, tedy i do těch již vytvořených), možnost notifikací na e-mail, to jsou jen třešničky na dortu. Nově je do Procesoidu přidána možnost vkládat přímé odkazy na webové stránky, což velmi vítám – mohu si tak přímo ke konkrétní zakázce (instanci procesu) přidat například odkaz na smlouvu s klientem nebo seznam úkolů, které je třeba vyřešit k určitému datu.
Honza K.: Procesoid mám v hledáčku a zdá se mi super v tom, že je úzce zaměřenou aplikací na procesy, kterých je na trhu jako šafránu. Jak sleduji Roberta a Pavla, tak směr vývoje bude určitě dobrý. V mém případě by byl ale hřích nepoužívat na procesy nic jiného než naše vlastní Freelo 🙂 U nás si vystačíme spíš s jednoduššími plochými procesy či checklisty, na které je Freelo ideální. Má to své výhody i úskalí. Je to jednodušší při tvorbě procesů a jejich používání, ale zase složitější a navazující postupy už se řeší hůř.
Petr: V Procesoidu pracuji zhruba 2 měsíce. Tedy především pomáhám s procesy kolegům, školím, vysvětluji a nechávám se překvapovat. Jeho největší předností je možnost spolupráce s kolegy, přidělování, notifikace a především, oproti všem konkurenčním řešením, jeho geniální jednoduchost.
Honza O.: V Procesoidu mám zatím jen některé procesy – hlavně ty, od kterých si slibuji, že by některé jejich části šly delegovat.Je skvělé, že se v něm dá snadno zorientovat a pohodlně s ním můžete pracovat i na mobilu. Pokud si to člověk srovná s jinými aplikacemi na procesní řízení, tak je jednoduchost Procesoidu opravdu osvěžující.
Robert: Procesoid je webová aplikace na přímočaré procesní řízení, kterou od roku 2015 vytváříme společně s kolegy Pavlem Minářem a Danem Dimitrovem, přičemž já coby seniorní business konzultant mám na starosti právě procesní model a z něj vycházející procesní architekturu aplikace. Naše dvě priority jsou jednoznačně jednoduchost a bezpečnost. Procesoid je momentálně asi nejjednodušší aplikace na procesní řízení na světě. Mám v něm všechny lineární procesy a používá jej také řada mých klientů.
Procesoid jedním slovem?
Týna: Asi úleva. Úleva z toho, že nemusím veškeré drobné krůčky držet v paměti, ale můžu si mysl udržet jasnou pro tvorbu a koncepční záležitosti. Taky jistota, že na žádný z těch malých krůčků nezapomenu.
Ivana: Mé děti by jednohlasně použily slovo „SUPER!!!“ To to nejlépe vystihuje. Jak to říci slovem dospěláka? Usnadnění práce, života. Ok, to je také dlouhé. USNADNĚNÍ!
Petr: Funkční.
Honza: Účelnost – je vidět, že Procesoid je postavený s jasným cílem a ten plní skvěle.
Robert: Jednoduchost.
