První pomoc při pracovním přetížení

Kategorie:

Znáte ten pocit, když máte tolik práce, že se snažíte udělat všechno najednou, přeskakujete z úkolu na úkol, od rozepsaného mailu začnete řešit něco jiného, zvedat telefony, do toho vystavit fakturu, odpovědět klientům nebo kolegům na dotazy, připravit souvislý výstup, školení, kalkulaci, konzultace s klienty, dotáhnout rozjeté projekty a slíbené termíny... Fyzicky můžete pociťovat sevřený žaludek, hrdlo i čelisti, stres, napětí… Alespoň já to tak čas od času mám.

Někdy se to prostě tak semele a když píšu tenhle článek, prožívám přesně tohle poslední dva týdny. Hodně různých firemních projektů a do toho klientská práce a pocit ztráty kontroly nad vlastní prací. I to byl vlastně impuls sepsat takovou rychlou pomoc, která pomáhá mně a třeba i vám. Protože do téhle situace se dostáváme všichni. Více či méně často.

Zastavit se

To je na tom asi nejtěžší. Zastavit to kolo. Přestat být na chvíli ve vleku reakcí na podněty a požadavky, které k vám přicházejí rychle a ve velkém počtu.

Většina z nás může mít pocit, že to nejde jen tak na hodinu, dvě, půl den zastavit a zamyslet se. Ale je to jediná cesta ven.

Čas od času se práce nakumuluje i mně, byť myslím, že ji mám zorganizovanou velmi dobře. Obvykle to po pár dnech přejde, ale pokud to trvá déle než týden, zpozorním.  Je to pro mě impuls nadechnout se, uvědomit si, co se děje a zastavit se.

Seznam činností a rámcový plán

Udělám si kafe nebo oblíbený čaj a hodím si na papír všechny činnosti, které musím dělat. Bez pořadí, prostě jak mi jdou na mysl. Pomáhám si kalendářem, timesheety, poznámkami i maily.

Ze všeho nejdřív se zamyslím, jestli některou z těch činností, nebo jejich dílčí úkoly, můžu na někoho delegovat. To udělám jako první. Případně si uvědomím, na které kroky třeba často zapomínám a jestli je za mě nemůže udělat někdo jiný

Pak si ke každé činnosti napíšu, kdy ji lze vyřídit. Naprostá většina vůbec nemusí být reaktivní, ale můžu si ji naplánovat. Začínám od těch časově pevně daných, jako jsou porady nebo konzultace s klienty a kolem nich si stavim ty ostatní. V téhle fázi plánuji do měsíčního kalendáře, abych měla větší obrázek. Ne všechno je totiž třeba dělat každý týden.

Naplánuji si pravidelné činnosti jako je vyřizování e-mailů, reporty, výkazy… ideálně na časy, které mi vyhovují s ohledem na můj biorytmus a aktuální časové možnosti. Plánuji je také s ohledem na to, jestli na mou práci navazuje práce dalších lidí v týmu. Pokud ano, snažím se tyto činnosti zařadit spíše na první polovinu týdne, aby zůstával prostor ostatním.

Když mám kalendář poskládaný a rozplánované činnosti, dívám se na celkový obrázek, jestli mi zbývá dostatek času na soustředěnou práci. Pokud ne, s činnostmi v rámci týdne/měsíce dál šoupu. 

Časové rezervy

Vím dobře, že není možné mít rozplánováno 100 % času. Ideálně se snažím mít naplánováno cca 60 % s tím, že si držím časové bloky určité dny na práci pro klienty, abych věděla, že a kdy jsem schopná dodávat výstupy, a také potřebuji mít časovou rezervu na řešení urgentních věcí. Vždycky nějaká přijde. V podstatě každý týden. A jediné důležité je, aby mi pak nerozbila celý plán. Tím, že pracuji s rezervami, umím být flexibilní a s některými činnostmi šoupat, pokud to situace vyžaduje. 

Není to sice 100%, žádný plán nikdy nevyjde na 100 %, ale dává mi to pocit, že mám svou práci pod kontrolou. 

Inbox a priority

Beru argument, že někdy té práce je objektivně víc, než člověk zvládne. Jenže. Tohle, co píšu výše, by vždy měl být první krok. Trochu času vám to získá, ale hlavně vás to zklidní. Alespoň mě ano. Pokud nedokážete všechny úkoly udržet v hlavě, musíte to dostat ven. V jakékoli podobě, ale ideálně na jednu hromadu, tzv. inbox. Mně nejvíc funguje v takových situacích prostě papír a obyčejný seznam úkolů. Píšu si všechno a několikrát denně se seznamu věnuji. Co můžu delegovat, někomu předám. Co můžu udělat rychle, vyřídím v jednom pracovním bloku. Co vyžaduje delší čas (půl hodiny a víc), seřadím podle priorit. Např. podle toho, jestli to musím vyřídit v pracovní době, protože to ode mě někdo potřebuje, nebo to můžu udělat třeba jako poslední.

Zkoušet a testovat

Když zjistím, že mi systém, který jsem si navrhla, příliš nevyhovuje, zkusím to jinak. Měním to tak nebo onak, ale obvykle mi netrvá déle než měsíc, aby si to sedlo.

Výsledek, který se dostavuje, je jednak pocit kontroly (rozhodně lepší než se cítit být ve vleku), úleva (minimalizuji stres), a ve výsledku i volnější ruce, protože když tím balíkem zatřesete a ono si to posedá, obvykle se nějaký prostor uvolní. Snažím se ten vzniklý prostor nevyplňovat prací a novými úkoly, ale obvykle trochu posílím strategickou práci a zbytek času si nechám na odpočinek. Bez něj to stejně dlouho nejde.

Když mám klienty, kteří přesně tohle zažívají, jejich obvyklá námitka je: „Ale já jsem tohle už mockrát zkoušel/a, ale prostě to nefunguje. Té práce je tolik, že stejně pracuji denně do devíti, abych všechno stihnul/a.”

A když se člověk uklidní. Pokud v ten okamžik zjistíte, že stále máte víc práce, než můžete stihnout, pak je dobré zamyslet se nad činnostmi víc systémově. Koukněte třeba na článek o „pravidlu 100 %“. To jsou další kroky, které by měly následovat.

Držím vám palce a budu moc ráda, když mi dáte vědět, jestli vám tahle první pomoc zafungovala, nebo jestli jste zjistili, že musíte svou pracovní nálož řešit víc systémově.

Ráda vám pomůžu. S oběma cestami

Sdílet článek

30 minut.
Probereme, co vás pálí a jestli, případně jak vám mohu pomoci.

Vyberte si z mého kalendáře termín, který se vám hodí. Spojíme se buď klasicky telefonem, nebo přes jakoukoli platformu pro videohovory. Krátce se pobavíme o tom, co zrovna nejvíc řešíte a jak vám s tím mohu pomoci.
Konzultuji ve firmách týmovou efektivitu, organizaci práce, procesy, vedení lidí, komunikaci a delegování.
closecalendarfacebook-squarelinkedin-squaretwitterfacebookbarsenvelopelinkedinangle-downpaper-planepinterest-pwhatsapp