"Žádné procesy nepotřebujeme, jsou zbytečně složité, my se vždycky nějak domluvíme..."
Slýcháte to? Nebo to dokonce říkáte sami? Někdy to může tak fungovat, že “se prostě nějak domluvíte”, ale nikdy to nebude fungovat ve více než třech lidech, kteří ještě navíc sedí v jedné kanceláři.
Malé firmy často začínají v jednom, dvou nebo třech lidech a funguje jim to bezvadně. Do té doby, než začne firma růst.
S rychlým růstem firmy přicházejí organizační těžkosti
Zakázky přibývají, tempo roste, administrativa začíná nepříjemně zatěžovat pracovní den… a ejhle.
Zapomene se odpovědět zákazníkovi na dotaz, odnést objednávku na poštu, zaplatit dodavateli, koupit do kuchyňky kafe, reklamní článek se píše na poslední chvíli, čas na organizaci akce pro klienty najdete až pár dní před jejím konáním… no prostě stres, chaos, chybí příprava, chybí zhodnocení, jeden požár se uhasí a druhý mezitím vznikne. Dochází Vám dech. Tak přijmete nového zaměstnance s představou, že Vám ubere práci. No jo, ale nikdo vlastně nemá čas ho pořádně zaučit, a tak se nováček rozkoukává více méně sám a místo aby dosavadní tempo uvolnil, přijme ho a zapojí se do něj. A jedete pořád dál. Někdy přijmete třeba ještě dalšího zaměstnance, ale situace se v podstatě opakuje.
Vy, jako majitel/ka, nebo ředitel/ka firmy, jste unavený/á, nemáte čas na sebe, na rodinu, ale vlastně už ani na ten byznys, protože každý den z pozice nejvyšší řešíte vzniklé problémy. Zjišťujete, že Vaši lidé už vůbec neví, kam firma směřuje, čeho chce dosáhnout, jen plní každodenní úkoly tak, jak se před nimi postupně objevují.
Je Vám to povědomé? Něco z toho?
Jak byste to chtěli Vy?
Chtěli byste mít čas na to, abyste si ráno v klidu u kávy prohlédli, co nového nabízí konkurence, abyste během dne zavolali pár důležitým klientům nebo domluvili nové obchody, hledali nové příležitosti. Rádi byste získali prostor pro tvorbu strategie a přípravy aktivit firmy na další půl rok až rok. Chtěli byste se věnovat svým zaměstnancům, posouvat je dál. Přejete si, aby Vašim zaměstnancům záleželo na celkovém výkonu firmy, aby chtěli být součástí toho, kam firma směřuje. Chtěli byste nejen odcházet z práce v šest, ale někdy i dřív, je přeci fajn odjet na dva týdny na dovolenou a vědět, že firma bude šlapat i bez Vás, že všichni vědí, co mají dělat. To by přeci měly být benefity podnikání.
Co s tím? Je potřeba něco změnit, ale co?
Upravit procesy a kompetence ve firmě pomůže
O procesech ve firmě je samozřejmě fajn uvažovat už od začátku, ale je pochopitelné, že do určité míry lze vše zvládnout intuitivně a rychlou dohodou s kolegou. A je to vlastně v danou chvíli ta nejjednodušší cesta.
Pokud ale ve Vaší firmě shledáváte některé z Výše uvedených situací, měl by to pro Vás být varovný signál, že teď je opravdu ta pravá chvíle, věnovat tomu čas a nad procesy se zamyslet. A nejen zamyslet, ale také je jasně nastavit, včetně konkrétních zodpovědností za dílčí úkoly.
Revize současného nastavení a případně úpravy Vám pomohou uvědomit si, jak u Vás tečou informace, kde se ztrácejí, jak postupují jednotlivé činnosti a kdo všechno do nich vstupuje. Ale hlavně Vám to přinese možnost celý balíček konkrétní činnosti vzít a předat je dál. Předat kompetence a zodpovědnost a každodenní průběh pustit z hlavy. V ideálním případě by do sebe mělo všechno zapadnout jako ozubená kola, každý ví, co má udělat a za co je zodpovědný. Správné nastavení procesů a lidí v nich Vám přinese klid a prostor na Vaši práci a vědomí, že v době dovolených nebo odchodů zaměstnanců je možné činnosti jednoduše předat někomu dalšímu.
Jak na to?
Někdy stačí jenom se s odstupem podívat na to, jak to u Vás funguje právě teď. Získat větší obrázek a určit tak slabá místa, se kterými budete chtít hnout. A někdy víte, že na to sami nemáte čas a přesto to chcete udělat pořádně, mít jistotu, že to klapne. Pak je to samozřejmě dlouhodobější proces. Správná analýza a nové nastavení procesů trvá od tří měsíců do roka, podle velikosti a působení firmy.
Jisté ale je, že Vám tím stoupne efektivita, sníží se chybovost a ušetříte peníze. Ale hlavně - uvolníte si ruce. Vy osobně.
