Každá advokátní kancelář má procesy

Doba se mění. Advokátní kanceláře se mění. Musejí.

Wow aura nedotknutelné autority advokáta, jak hodně z nás má možná pořád zažito, odeznívá. Advokát přestává být vnímán jako nadčlověk, u kterého musíte čekat, jaký termín vám milostivě z nabitého diáře nabídne. Z advokátů se stávají lidé!

Prostředí advokátních kanceláří je mimořádně konkurenční a ze strany klientů je stále větší tlak na flexibilitu, partnerství a také cenu. Ne ve smyslu „nejlevnější“, ale ve smyslu „odůvodněné“. Nikdo už nechce platit za to, že vezme za kliku v advokátní kanceláři. Klienti tlačí na efektivitu práce a posuzují advokáty stejně jako jiné dodavatele.

Kromě prostředí se velmi rychle mění také nástroje, které mají advokáti k dispozici. Nabídka nástrojů usnadňující advokátní práci se neustále rozšiřuje a kdo nesleduje LegalTech novinky, může za pár let být hodně pozadu. Od práce v cloudu, nových komunikačních kanálů a managementu úkolů, přes elektronické podpisy, automatizované načítání údajů z katastru nemovitostí, až po umělou inteligenci analyzující smlouvy.

Na advokátech teď je se tomu přizpůsobit a hledat nové cesty.

Další změny, které se v advokacii pozvolna několik posledních let dějí, jsou v oblasti komunikace. Kromě toho, že marketing advokáti objevili poměrně nedávno, tak celkově se komunikace a celý přístup přesouvá od „já, advokát“ k „ty, klient“. Klient je v centru dění. Na prvním místě. Ono se o tom mluví už dlouho, ale od slov k činům začalo docházet relativně nedávno. Na příklad už tím, že se smlouvy nepíší pro potěchu právního oka a počty vykázaných hodin, ale píší se tak, aby jim klient rozuměl a dostal je rychle. Protože tohle klient potřebuje. Ale „bojem za kratší smlouvy“ to nekončí.

S přesunutím klienta do centra pozornosti souvisí i efektivita. Když totiž dokážete zefektivnit činnosti za počítačem, budete mít víc času věnovat se klientovi. Naslouchat jeho potřebám a diskutovat s ním možná řešení.

S výše uvedenými změnami souvisí i další velká změna. A to, že advokátní kanceláře jsou stále víc řízeny jako firmy. Z období „najdi klienta-makej-vyfakturuj co nejvíc-opakuj“ a kde vnímání každé hodiny strávené strategií, sledováním trendů nebo práce s lidmi se rovnalo ztrátě zisku, se přesouváme do období, kde majitelé přemýšlejí o strategii, pracují s lidmi v týmu a hlavně si uvědomují, že jako majitelé advokátních kanceláří nemohou trávit 100 % času advokacií. Ale že do těch 100 % je potřeba dostat ještě rozvoj firmy, finance, lidi, marketing a spoustu dalších aktivit, které není možné fakturovat. A advokátní kanceláře, se kterými se potkávám, tohle velmi dobře chápou. Uvědomují si, že bez byznysového vidění své práce, aniž by k advokátní kanceláři přistupovali jako k firmě, se daleko nedostanou.

Jaký je moderní advokát?

• • Je orientovaný na klienta. Klient je pro něj na prvním místě. Zajímá ho jeho byznys, snaží se porozumět kontextu a hledá pro klienta to nejlepší řešení i za cenu snížení vlastního výdělku. Přibližuje se klientovi. Nenutí ho, aby chodil on za ním, ale aktivně chodí tam, kde se vyskytuje jeho klient. Aktivně se zajímá o jeho byznysové prostředí a alespoň základně se orientuje v jeho byznysové problematice.
  • Je lidský. Jak ve své osobní prezentaci a vystupování, kdy se prezentuje jako partner, nikoli nadčlověk, tak srozumitelnou mluvou. Používá lidskou řeč místo právničiny. Klienti mu rozumí a vědí přesně, jaké mají povinnosti, jaká mají práva a jaké nároky. Rozumí tomu, s čím jim umí pomoci.
  • Je transparentní. Klient u něj vždy ví, kolik zaplatí, ví, co se bude dít a v jakém stavu je jeho projekt.
  • Je inovativní. Neustále vyhledává možnosti, jak fungovat lépe a efektivněji. Hledá nové cesty, jak pomoci klientovi. Sleduje novinky na poli technologií, vylepšuje své procesy a způsoby práce tak, aby spolupráce s ním byla pro klienta co nejjednodušší a nejpříjemnější.
  • Je efektivní. Rčení „čas jsou peníze“ už nevnímá ve smyslu „vyfakturovat co nejvíce hodin“, ale spíše se snaží zefektivňovat interní práci tak, aby za stejnou cenu pro klienta udělali práci rychleji. Zjednodušuje a zefektivňuje činnosti uvnitř firmy, protože si uvědomuje, že čím méně času budou muset jeho lidé trávit zbytečnými/zbytečně složitými činnostmi, tím více času budou mít na klienty a rozvoj kanceláře.
  • Jeho tým je jeho největší síla. Vybírá si do týmu ty správné lidi a těm dává dostatek důvěry a prostoru, aby ze sebe dostali to nejlepší. Často mu to otevírá nové oblasti působení vedené enthusiastickými profesionály.
  • Spolupracuje s kolegy. Ať už tím, že předává zakázky, pro které se někdo jiný hodí lépe, nebo tím, že s kolegy sdílí své zkušenosti, svá selhání i své úspěchy.

Advokátní kancelář JE firma. Advokacie JE podnikání

Jednou z hlavních změn v advokacii je, že advokátní kanceláře jsou víc a víc řízeny jako firmy. Tj. advokáti objevují strategii, marketing, práci s talenty.

A z mého úhlu pohledu, úspěšnou značku advokátní kanceláře orientovanou na klienta podporuje souhra tří pilířů:

ZNAČKA - KLIENTSKÁ ZKUŠENOST - PROCESY

Pokud jsou tyto tři pilíře v souladu a spolupracují spolu, dodává firma perfektní klientskou zkušenost. A dodává ji spolehlivě, stabilně a efektivně.

1. Značka

Vědět kdo jste vy, kdo je váš klient a jak k němu chcete promlouvat, je základ.Aby vaše značka fungovala, musíte vědět, jak váš klient uvažuje, o čem přemýšlí i jaká další řešení svého problému zvažuje před tím, než vás osloví. Musíte vědět, kde se s vaším klientem potkáváte a jak se o vás může dozvědět.Značku tvoří vaše osobnost, vaše proč, hodnoty i firemní kultura. Je to souhrn vašeho nitra i vaší vnější prezentace. To, jak se vnímáte vy, jak vás vnímají klienti i jak se cítí vaši zaměstnanci.Značka také tvoří základ vašeho úspěšného marketingu.

2. Klientská zkušenost a cesta klienta (customer experience, customer journey)

Součástí práce se značkou a dobrého marketingu je znát cestu svého klienta.Od okamžiku vzniku jeho problému, přes zvažování možných řešení (a advokát je jenom jedním z nich), výběr advokáta, volbu právě vás, přes vaši vzájemnou spolupráci, až po ukončení spolupráce a následný průběžný kontakt a udržování vztahů.V rámci celé téhle cesty potřebujete mít pojmenované všechny možné okamžiky, ve kterých se klienta dotýkáte, tzv. touchpointy. Ať už nepřímo tím, že si přečte váš článek k problematice, nebo přímo, kdy je v kontaktu s někým z vašeho týmu. Když máte pojmenované všechny tyto touchpointy, ke každému z nich potřebujete znát očekávání klienta v ten okamžik. Potřebujete vědět, jakou on má s vámi v různých situacích zkušenost. Jsou jeho očekávání naplněna? Jaké emoce v něm vyvoláváte?Znáte pojem „moments of truth“? Tzv. momenty pravdy jsou pozitivní i negativní zkušenosti, které s vámi klient v různých momentech vašeho vztahu má. Mohou být drobné nebo významné. Důležité ale je, že každý takový moment pravdy formuje vztah klienta k vám. A že se sčítají.

A zase se vracíme. Když budete vědět, co klient v jednotlivých okamžicích potřebuje, můžete využít vhodné nástroje, abyste jeho očekávání nejen naplnili, ale ještě lépe - předčili. V každém jednotlivém momentu vašeho vztahu máte prostor odlišit se od konkurence, projevit svou osobitost, budovat skvělou klientskou zkušenost. A podporovat svou značku. Všechny kroky, které podnikáte, musejí být se značkou v souladu. Bez ohledu na to, jestli to jsou kroky marketingové, tedy směrem ke klientům a potenciálním klientům, nebo interní, procesní kroky

3. Procesy

Procesy, pokud jsou v souladu se značkou a pokud vycházejí z cesty vašeho klienta, vám umožní konzistentně doručovat skvělou zákaznickou zkušenost při zachování vysoké kvality práce a zároveň vynaložení co nejmenšího úsilí. Podívejme se na ně detailněji.

Úloha procesů v advokátní kanceláři

Změny v advokacii, o kterých jsem mluvila na začátku - tedy inovace, transparentnost, orientace na klienta a snaha o efektivitu, nutně vyúsťují ve změnu přístupu k cenám.

Ještě nedávno to bylo převážně tak, že advokát mohl vyfakturovat víc peněz, pokud vykázal víc hodin. A to bylo hlavní. I proto vznikaly dlouhé a nesrozumitelné smlouvy. Čím víc času psaním smlouvy advokát strávil, tím větší fakturu klient dostal, tím byl vyšší výdělek. Bez ohledu na to, jak se se smlouvou následně klientovi pracovalo. Efektivita tak byla nepřítelem advokátovy hodinové sazby. Jenže co se děje dnes, kdy se advokáti snaží dodávat to, co klient doopravdy potřebuje? Tedy v případě smluv krátké a srozumitelné dokumenty? Má snad advokát nechat ležet peníze na stole jenom proto, že je efektivní a práci udělá lépe a rychleji než jeho dřívější kolegové? To asi ne. I proto se stále častěji setkáváme s fixní a předem dohodnutou částkou za konkrétní úkon. Je to win-win. Klient ví, co dostane a kolik za to zaplatí. A advokát dostane zaplaceno za své znalosti, dovednosti i zkušenosti. A že má v kanceláři nastavené takové systémy, které mu umožní stejnou práci udělat místo 5 hodin za 2? Dobře pro něj.

Procesy v téhle změně přístupu k naceňování advokátní práce hrají důležitou úlohu.

Pokud chcete dobře nacenit “flat fee”, tedy fixní cenu za klienta, potřebujete dobře znát celý proces od začátku až do konce. A tento proces zefektivnit. A nejen zefektivnit, ale dát tomu něco navíc. Pokud budete dobře znát jednotlivé kroky procesů v projektu, dokážete tam dostat to pověstné “něco navíc” pro klienta. Dokážete doručit lepší službu. Nejlépe začnete, když se podíváte na výkazy práce typických projektů. Tak zjistíte, kolik času v průměru zabírají. Dokážete ten čas snížit?

Jistě, jsou případy, kdy hodinová sazba stále dává smysl a pracuje se s ní. Co chci ale říct je, že efektivita už není nepřítel. Nepřipravuje advokáty o peníze. Naopak jim umožňuje vydělat víc peněz za méně času a zároveň udělat klienta spokojenějšího.

Ale vydělat víc peněz za méně času není jediný důvod, proč má smysl se procesy v advokátní kanceláři zabývat.

Kromě možnosti vyšších výdělků a spokojenějších klientů, patří mezi další benefity procesů například:

1. Konzistentní kvalita služeb.
   Když máte dané postupy a nastavený systém práce, můžete se spolehnout, že stejně kvalitní práci dodá ten, kdo je u vás 5 let, ale i kolega, který před pár měsíci nastoupil.
2. Čas na důležité věci.
   Když budete trávit méně času za počítačem a prací s papíry, budete mít prostor mluvit s klienty, startovat nové projekty, budovat značku, rozvíjet firmu. A to nejen vy, ale všichni v kanceláři.
3. Nezávislost na konkrétních lidech.
   Dané postupy, pravidla a systém práce umožňuje vaší firmě spolehlivě fungovat, i když v ní nejste nonstop přítomni. A nejen nezávislost na majiteli, ale i nezávislost na konkrétních zaměstnancích. Není totiž nic horšího, než když vám odejde kolega a odnese si důležité know-how se svou hlavou.
4. Budování a rozvoj know-how.
   Pokud zkušenosti zaznamenáváte, ať už do interní wikipedie, nebo do obyčejného sdíleného dokumentu, každý další nový člověk ve firmě může navázat na zkušenosti vašich kolegů a celou firmu tak neustále posouváte kupředu. A vaše know-how roste, protože je souhrnem zkušeností všech lidí, kteří vaší firmou prošli. Nebo by alespoň být mělo.

Jinými slovy, cílem procesů je nastavit činnosti firmy tak, aby byly maximálně jednoduché a příjemné pro klienta a maximálně efektivní pro firmu.

Procesy, tak jak je vnímám já, musejí stát okolo lidí. Klientů i zaměstnanců. A podporovat je.

Kdy začít s procesy aktivně pracovat?

Ideálně hned od začátku podnikání. Ale to se snadno řekne. Stejně jako vy byste rádi, aby za vámi klienti přicházeli preventivně a své činnosti a rozhodnutí si nechali zkonzultovat, právně posvětit a zasmluvnit. Ale realita je často jiná. To víme.

Další vhodný okamžik, kdy začít s procesy pracovat je ten, kdy přijímáte první spolupracovníky. Je skvělý základ, když rovnou předáváte práci spolu s procesy, nebo alespoň vytváříte procesy při předávání práce. A časem je samozřejmě vylepšujete. Procesy jsou totiž živé. Pořád se budou vyvíjet a zlepšovat. A je to tak v pořádku.

A když minete i tuhle příležitost, donutí vás to s růstem firmy. Jak řekla Jana Sedláková v našem rozhovoru: „3 lidi si všechno řeknou, ale neudržíte punk ve 20 lidech.“ A jednou prostě přijde okamžik, kdy budete muset vaší práci dát systém. Teda - buď jí dáte systém, nebo vám přeroste přes hlavu.

A s jakými činnostmi začít?

Zeptejte se vašich lidí, co je nejvíc štve nebo brzdí. Zeptejte se vašich klientů na stejné otázky. Projděte si pracovní výkazy a podívejte se, jaké činnosti zabírají nejvíc času a neměly by.

Mě oslovují advokáti nejčastěji v těchto situacích:

1. Majitel osobně dělá už tolik administrativy, že nakonec nestíhá nic. Ani dělat advokacii, ani vést a rozvíjet firmu a nakonec ani tu administrativu. Typickým příkladem třeba je, že nevystavuje faktury. A když nevystavuje faktury, nedostává zaplaceno. Resp. on třeba po půl roce ty faktury vystaví a nakonec se mu sejdou i ty peníze. Ale cash flow trpí. Nejsou peníze na další lidi, na investice do rozvoje atd. Začarovaný kruh.
   A tak začínáme tím, že najdeme úžasnou asistentku, připravíme předání práce a rychle ji zaučíme. Administrativní procesy first. A delegovat. Takže administrativní stránka firmy šlape. A najednou je čas i volné ruce na nastavení systému práce advokátů a ostatních procesů.
2. Je potřeba najít do kanceláře office manažerku/asistentku, nebo první studenty/koncipienty. Tehdy vytvoříme seznam činností, které budou daní lidé vykonávat, popíšeme jejich pracovní pozici, odborné i osobnostní požadavky. Napíšeme inzerát tak, aby reflektoval potřeby a ověřoval požadavky. Klienti ode mě dostávají přesně popsaný proces výběru a zaučení nových lidí tak, aby ho mohli použít opakovaně. Nejen, že výběr urychlíme, ale taky nastavíme takový filtr výběru, že v podstatě nacházíme perfektní lid na první dobrou.
3. Pro velké přetížení majitele vázne předávání informací a zadávání práce, je trochu chaos v komunikačních kanálech a úkolech. A ztrácí se čas čekáním, dohledáváním, zjišťováním a předěláváním. V tomhle případě začínáme osobní produktivitou a dovednostmi dobře delegovat práci. Tj. zadávání úkolů, předávání informací, zpětná vazba. Jakmile se uvolní každodenní operativní práce majitele/hlavního advokáta (často je to o práci s kalendářem, e-maily, organizace času) a komunikační toky, uvolní se mu ruce na další systematickou práci s procesy a systémem práce uvnitř firmy.
4. Kancelář dynamicky a rychle narostla, najednou je hodně práce i lidí a je potřeba tomu vrátit určitou štábní kulturu, systém, konzistenci. V takových případech jdeme rovnou na věc a systematicky popisujeme a vylepšujeme procesy uvnitř. V kontextu značky a cesty klienta.
5. Procesy a znalostní bázi sestavují ve firmě interně, ale chtějí nezávislou oponenturu někoho zkušeného. A tak procházím už existující postupy a manuály a dávám zpětnou vazbu. Hledám potenciální rizika a naopak možná zjednodušení. Je to taková light spolupráce
6. Kancelář prochází rozvojem a změnami a je potřeba procesy a systém práce upgradovat a dostat do běžné práce lidí. Tam často nárazově konzultuji změny, ke kterým se chystají, a společně nastavujeme postup, jak změny dostat do týmu tak, aby je lidé akceptovali a začlenili do své práce.

Základní procesy advokátní kanceláře

Procesy v advokátní kanceláři můžeme rozdělit do několika hlavních skupin:

1. rozvoj firmy, finance, marketing
2. klienti od akvizice až po follow up po ukončení spolupráce (nebo chcete-li prodej, spolupráce a následná péče)
3. lidé v kanceláři (nábor i odchod, rozvoj, vzdělávání, hodnocení…)
4. advokacie - vlastní práce (práce se spisy, tvorba smluv a dokumentů, práce v týmu, sledování judikatury, regulatoriky, důkazní materiál, soudy, ukončování spisů, finanční vypořádání…)
5. administrativa a podpora (pošta, fakturace, dodavatelé, péče o kancelář a zasedačky, vedení pokladny, základní mzdová agenda…)

Důležité je uvědomit si, že procesy se týkají všech oblastí vaší práce, vždy by měly reflektovat potřeby klientů i kolegů a hlavně každý jednotlivý proces je pro vás příležitostí odlišit se od konkurence, překonat očekávání klienta a snížit interní náklady.

Čím si můžete zjednodušit práci hned teď?

Nastavte pravidla zapisování událostí do kalendáře

Zapisuje vám termíny z datové schránky do kalendáře asistentka? Zapisujete si je vy sami? Ať tak nebo tak, ušetříte si dotazy, nejasnosti a faily, když konkrétně na tohle budete mít systém. Číslo spisu, jméno klienta, název soudu, iniciály advokáta… cokoli vám pomůže na první dobrou pochopit, kde kdo je. Nejenom abyste věděli, kde máte být vy, ale aby i ostatní věděli, kde kdo je. Je to relativně jednoduché řešení, chvíli se na něj zvyká, ale zkušenost říká, že zjednoduší komunikaci uvnitř kanceláře.

Pokud jste partner nebo vedoucí advokát, se kterým kolegové konzultují, zefektivníte jejich nakládání s časem, když budete mít kalendář poctivě vyplněný a bude jasné, kdy budete v kanceláři dnes, zítra i během týdne. Ostatní si tak budou moci lépe naplánovat práci a nebude se tvořit fronta požadavků, která, jak všichni víme, bývá často nekonečná. A vy jste pak tím úzkým hrdlem, u kterého se práce hromadí a nepostupuje. Někdy pomůže i si vyhradit konkrétní konzultační okna, kdy za vámi mohou kolegové chodit s dotazy, nebo kdy se věnujete komentářům k připraveným podkladům.

Nastavte pravidla zapisování docházky a time sheetů

Předpokládám, že všichni u vás v kanceláři vyplňují čas strávený prací na spisech a klientech. Nastavte si pravidla, jak budete tento čas popisovat. Nesmiřte se s vágním “konzultace”, “příprava na soud”, “studium podkladů”, “rešerše”. Nastavte si míru detailu, která je ok pro vás, abyste si jako partneři vyhodnotili efektivitu práce kolegů, a která je ok pro vaše klienty, aby na první pohled pochopili, co jim přesně fakturujete. Zjednodušíte tak komunikaci s klienty ohledně fakturace a vyjasňování položek s kolegy, ale také jasněji odhalíte činnosti a úkony, které je možné zefektivnit.

Zjednodušte si evidenci docházky

A to nejjednodušší řešení je neevidovat ji. Trackujte čas, ale nemusíte (nikdo z vás) se zdržovat ještě dalším reportem, investicí do systémů a nástrojů. „Píchačky“ jsou přežitek. Soustřeďte se na výsledky, které za sebou lidé mají. Koneckonců nejde o čas strávený v kanceláři, ale o odvedenou práci. Pokud budete zapisovat veškerý čas do time sheetů, nejen ten billovatelný, budete mít jeden výstup pro víc účelů. Uvidíte v něm i nepřítomnost (osobní volno, lékař, dovolená), uvidíte v něm práci na interních projektech, obvykle s názvem „kancelář“ a máte to všechno pohromadě. Nekomplikujte si práci

Vystavujte faktury

Možná to zní na první pohled absurdně, ale spousta advokátů vystavování faktur odkládá na „později“. „Práce pro klienty je vždycky přednější a fakturace počká.“ To slyším často. A ona skutečně počká. Jenže vám to pak pěkně rozhazuje cash flow. Práce je odvedená, ale peníze na účtu nejsou. Nikdo si o ně neřekl. V lepším případě ví, že si o ně má říct, v horším už ani neví. Jedna z mých známých se před časem divila, proč někteří klienti nemají 2 měsíce zaplacené faktury. Teprve po několika měsících si totiž všimla, že jí špatně odcházejí e-maily a na některé adresy vůbec nedorazí. Říkám si: „Dva měsíce? To jí dva měsíce nepřijde platba a ona to vůbec neřeší?“ A není neobvyklé, že někdo odmítne advokátovi zaplatit, nebo dělá „mrtvého brouka“. Vystavujte faktury. Nastavte si upomínky. Mailové - telefonické - předžalobní výzva. Pokud se k tomu sami nemůžete dostat, přerozdělte činnosti a nechte někoho, ať to dělá za vás. Ale vystavujte faktury a hlídejte platby.

Tohle jsou asi takové nejčastější a nejrychlejší záplaty. Systémové řešení v podobě rozdělení kompetencí nebo vytvoření znalostní báze už vyžaduje čas.

Při práci s procesy budete čelit i výzvám

Udržení kreativního chaosu a rozumná míra množství pravidel a procesů

Jeden extrém jsou rigidní pravidla a postupy, ze kterých nejde uhnout, druhý extrém je ničivý chaos, punk, neřiditelnost. A mezi tím je neustálé hledání balancu mezi procesy a kreativním chaosem. Ta rovnováha je relativně křehká, hledá se obtížně a v čase se mění mimo jiné podle lidí, které zrovna máte v týmu. Důležité je vědět, že ve firmě potřebujete obojí. Univerzální návod na to není. A taky v tom nedosáhnete statu quo. Ten balanc budete hledat a udržovat neustále.

Akceptace kolegy a promítnutí do každodenní práce

Optimalizovat procesy je v kontextu toho relativně snadné. Hodně firem, nejen advokátních kanceláří, ale naráží na to, že ne vždy se podaří procesy dobře „prodat“ do firmy. Tak, aby to lidé v týmu přijali jako součást své každodenní práce. Je to snazší, pokud vás je pět, pokud s nastavenými pravidly seznamujete nováčky, a je to snazší, pokud lidi uvnitř do změn zapojíte, nebo se jich alespoň ptáte na názor. A zase je to nalezení hranice toho, v jakých otázkách můžete a měli byste nechat rozhodnout kolektiv, a jaká rozhodnutí náležejí vám jako majiteli. O tom se rozpovídala Dominika Veselá z Evershed Sutherland v mém podcastu. Ať tak nebo tak, je to neustálá práce s lidmi. Vysvětlování důvodů a kontextu, korekce, pokud někdo z nastavených procesů vybočuje. Trvání na hranicích a pravidlech hry. Dopady přirozených důsledků za porušení dohod. A tak.

Důležitý point, na který hodně lidí z managementu zapomíná, je hledání “proč”. Oni to svoje, manažerské, mají. Mají “proč” firmy. Ale pokud chcete po zaměstnancích, aby dodržovali něco, co jim a priori neusnadňuje jejich vlastní práci, často jim navíc přidělává práci (typicky timesheety, CRM, různé reporty apod.), tak vysvětlení “pomáhá to firmě a pomáhá to nám” nestačí. Musíte najít to “proč” i pro ně. Sami, nebo s nimi, to je jedno. Ale tohle jediné vám zajistí dodržování i těch neoblíbených procesních kroků.

Jednoduchost

Vytvořit systém procesů, který bude funkční, efektivní a zároveň maximálně jednoduchý a tzv. „user friendly“, to je asi největší výzva. Doporučuji využít automatizaci procesů, kde to jenom jde. Není nutné mít vše v tabulkách a dokumentech, není nutné ve všech případech lpět na odškrtávání a reportech iterací. Je potřeba přistupovat k tomu s rozumem. A tady mám hodně odzkoušeno za vás. Vím, co je možné, a když nevím, tak vím, kde se zeptat. Znám lidi, kteří umí programovat jednoduché (ale užitečné!) automatizace v Google Scriptu, znám lidi, kteří vyvíjejí různé automatizační nástroje. A umím vám říct, co z toho pro vás dává smysl. Pořád totiž platí, že v jednoduchosti je krása. Není cílem zahltit se mentálně a vlastně i finančně implementací velkého množství nástrojů, abyste za půl roku zjistili, že vaše kancelář se vyvíjí tak rychle, že dneska potřebujete něco jiného, než včera.

Nevymýšlet kolo ani slepě nepřejímat

Ano, to, co už někdo vymyslel a funguje, nemusíte vymýšlet a testovat znova. Mějte ale na paměti, že každá advokátní kancelář je jiná, má uvnitř jiné lidi, pracuje s jinými klienty atd. A stejně jako je každá kancelář individuální, liší se i procesy. V drobnostech, nuancích. Ale tyhle třeba malé rozdíly mohou mít významné dopady. Když se rozhodnete použít procesy, o kterých vám říkal váš kolega, že fungovaly v kanceláři, kde pracoval předtím, podívejte se na to kriticky - bylo to skutečně tak účinné? A může to fungovat v té mojí advokátní kanceláři? Je to to, co my chceme a co chtějí naši klienti? Zkrátka - co funguje někomu, nemusí fungovat vám.

Jestli jste si do teď říkali, že procesy nepotřebujete, tak doufám, že jsem vás přesvědčila o tom, jak moc vám můžou být prospěšné. A pokud se nechcete probírat slepými cestami, napište mi do formuláře pod článkem, vymyslíme to spolu. Já vás povedu, budu vás korigovat a klást všetečné otázky. Na konci ale budete mít perfektně vyladěnou firmu. A hlavně budete vědět, jak to dlouhodobě udržet.

Jdete do toho?