Už na jaře, kdy jsme se všichni trochu v šoku přesunuli do domácích „kanceláří“, jsme si mohli všimnout jedné zásadní věci. Prostředí kanceláře a domova nejsou ekvivalentní. Obzvlášť, pokud jste vy nebo vaši lidé doteď nebyli zvyklí doma pracovat.
To je základní východisko toho, proč bylo tehdy a je vlastně pořád, bláhové očekávat stejný výkon ve stejném čase jako v kanceláři.
Přidejte si k tomu neadekvátní vybavení, kdy spoustě lidem doma jednoduše chyběl vhodný pracovní prostor. Doteď ho nepotřebovali, a tak najednou jsou nuceni pracovat v kuchyni u jídelního stolu nebo dokonce v pokojíčcích svých dětí. Chyběla jim pracovní židle, kvalitní internetové připojení, vhodné nástroje pro práci na dálku atd.
A když se z toho stane plošná záležitost, máte recept na dokonale vystresované pracovníky. Ono je totiž zase něco jiného, když výjimečně zůstanete doma udělat jeden konkrétní úkol, protože na to máte doma čas a klid, a něco jiného je plnit celou svou agendu z prostředí, kde vás vyrušují ostatní členové domácnosti zase svými činnostmi a svou přítomností.
Jak na to, aby se nám všem společně lépe pracovalo?
Lepší plánování
Jedna z věcí, která vám i vašim lidem pomůže lépe zvládat 100 % nebo aspoň většinový home office je právě plánování a práce s časem. Zatímco u klasické pracovní doby máte jasně dané, kdy se práci budete věnovat, u práce z domu vás může během dne vyrušovat spousta věcí. Učení se s dětmi, kontrola úkolů, vaření oběda, venčení psa…
Z pozice ředitele nebo manažera doporučuji jasně si vydefinovat projekty a úkoly z hlediska důležitosti a naléhavosti (Eisenhowerova matice, pokud byste si to chtěli dohledat). Netrvejte na práci na všech rozdělaných projektech najednou. Dejte jim priority. Ať už kritéria, která určíte, budou finanční, marketingová, kapacitní nebo jakákoli jiná. Ať všichni ví, jaká je strategie firmy a na čem je teď klíčové zamakat.
Pro každého pak určitě platí lepší práce s kalendářem. Kalendář se totiž v ten okamžik stává hlavní organizační jednotkou nejen pro vás, ale i pro všechny, kdo s vámi spolupracují. Pokud kalendáře ve firmě sdílíte, umožňujete tak ostatním bez zbytečných dotazů lépe pracovat s termíny a kapacitami.
Zapisujte do kalendáře nejen události, cally, videohovory atd., ale vyhrazujte si v něm i čas na činnosti samotné. 2h na napsání článku, 4h na přípravu prezentace… Pomůže vám to získat přehled a kontrolu nad tím, co můžete během dne a týdne reálně zvládnout. Nějaká vyrušení nebo komplikace se vždy objeví, doporučuji proto rozplánovat si maximálně 80 % pracovního času a zbytek nechat právě na ty nepředvídatelné situace. Zase vám to přinese větší kontrolu nad časem a úkoly.
Vymezený, společný čas online
Další tip, který pomáhá snížit stres a tlak, je, že si v týmu/firmě domluvíte časové okno, kdy budete všichni online. Třeba každý den 2-3 hodiny. To je čas, kdy se můžete spojit k poradě, zavolat si, domlouvat se. Zbytek času si nechte pro vlastní práci. Z pozice šéfa pak nechte ve zbývajícím čase lidem volbu, kdy se budou práci věnovat. Jestli to budou ráno 2 hodiny, než děti vstanou, dopoledne, odpoledne, nebo večer. Už jenom ta možnost, že si mohou zorganizovat práci podle aktuální rodinné situace hodně pomáhá snižovat pocit tlaku.
Jednodušší komunikace
Jestli byste něčemu měli věnovat v týmu i sami u sebe hodně pozornosti, je právě komunikace. Kanály, které používáte pro jaký obsah, jakým způsobem komunikujete, předáváte si informace, jaké nástroje k tomu používáte. Jestli se v nějaké situace opravdu projeví firemní kultura, tak je to hromadný přesun na home office. V dobrém, i ve špatném.
Nejčastější firemní nešvary
E-mail je pořád ve většině firem hlavním komunikačním kanálem. Jenže jak nám najednou chybí možnost zavolat na sebe přes stůl nebo se odchytit cestou pro kafe, máme tendenci přesunout do e-mailu vše.
Nejčastěji vídám tyto nešvary:
1) Dlouhé maily. Raději místo složitě psaného postupu natočte audio nebo video. Buďte struční a výstižní. Běžte k jádru věci a držte se ho.
2) Chat v emailu. Velký nešvar firem - věcná diskuse v mailu se při větším počtu příjemců snadno zvrhne v pinkací chat poznámek zcela mimo jádro věci. V kombinaci s často zbytečně vysokým počtem příjemců je to vražedný žrout času.
3) Více témat/věcí v jedné zprávě či úkolu. V komunikaci je dobré dodržovat věcný minimalismus - jedno vláko = jedna řešená záležitost. Vyvstane v průběhu nový požadavek? Založte nové diskusní vlákno. To platí bez ohledu na používaný kanál.
4) Prokrastinace komunikací. Zase se vracíme k věcné komunikaci, ale můžeme se setkat i s tím, že někdo, aby se vyhnul nebo oddálil svou část řešení, vrací emaily zpět s dalšími otázkami. Sám má teoreticky splněno - reagoval hned, ale prakticky pro sebe získal čas do doby, než mu kolega opět odpoví, oddálil okamžik, kdy to bude muset skutečně vyřešit a navíc zatížil kolegu další komunikací.
Jak správně komunikovat
Základní rozdíly a používané nástroje
Úplně základním východiskem je rozlišení na synchronní a asynchronní komunikaci. Synchronní komunikace je taková, kdy spolu všichni zúčastnění hovoří bezprostředně, a asynchronní, kdy máme, nebo můžeme mít, mezi reakcemi prodlevy. Pro každý z těchto typů komunikace jsou totiž vhodné jiné nástroje. Zatímco pro asynchronní komunikaci jsou typické nástroje jako je e-mail, project a task manager, sdílený disk a podobně, synchronní komunikace probíhá při osobním setkání, videokonferencích nebo telefonicky. Kromě toho jsou pak nástroje, které jsou na pomezí obou typů komunikací, a to chat a instant messaging - Whatsapp, Messenger, Slack apod.
Volba vhodného komunikačního kanálu
Základním kritériem výběru správného komunikačního kanálu je rychlost, s jakou potřebujeme odpověď nebo reakci.
Rozdělila bych to do tří skupin:
1) Sděluji fakta, předávám podklady, často stačí, když to vezmete na vědomí a zařídíte se podle toho. Pro tuto situaci, kdy nečekám na okamžitou reakci, můžeme využít jakýkoli nástroj asynchronní komunikace.
2) Pokládám dotaz nebo potřebuji reakci, ani jedno nepotřebuji okamžitě. - I tady jsou nástroje asynchronní komunikace v pořádku. Např. e-mail, komentář v nástroji pro projektové řízení nebo úkoly nebo třeba komentář ve sdíleném dokumentu.
3) Pokládám dotaz nebo potřebuji reakci a potřebuji je co nejdříve, ideálně ihned. Typický kandidát nástrojů komunikace synchronní. Dojdu za kolegou nebo zavolám klientovi. Případně při vhodné dohodě můžete použít i některý z kanálů rychlých zpráv a chat.
Vhodně zvoleným nástrojem komunikaci a hlavně jeho konzistentním používáním, usnadníte život a práci sobě i okolí.
Minimalizujte počet komunikačních kanálů ve firmě
Čím méně komunikačních kanálů ve firmě máte, tím lépe. Že jich máte moc poznáte jednoduše podle toho, že než najdete konkrétní informaci, projdete těch kanálů několik, protože nevíte, kde hledat. Nebo se vám informace ztrácejí v komunikačním šumu - čekáte ji v mailu a ona nepřichází. Místo toho ji máte ve Whatsappu, kde ji nehledáte.
Udělejte si ve firmě přehled, kdo jaké komunikační kanály používá a pro jaké typy informací. Dost možná budete překvapeni. Pak si seskupte nástroje podle vhodnosti použití pro kategorie z předchozí lekce a když někde uvidíte několik typově stejných komunikačních nástrojů, ponechte z té skupiny jen jeden. Jednotlivé komunikační kanály více vymezte nastavením pravidel.
Obecně se dá říct, že dostačujícím setem pro psanou komunikaci je e-mail, task nebo project manager, sdílený disk a sdílené dokumenty vč. komentářů k nim, a rychlý chat.
Minimalizujte emaily
Vyčleňte z e-mailu co jen můžete. Diskusi nad úkoly přesuňte do task nebo project managera, rychlé dotazy do chatu nebo nějakého messengeru typu WhatsApp nebo Slack, raději než abyste něco složitě popisovali do dlouhého emailu, natočte krátkou audio zprávu nebo video ukázku v nástroji Loom, schůzky domlouvejte přímo v kalendáři nebo plánovačích typu Calendly. Většina nástrojů je jednoduchá a snadno dostupná, často ani nepotřebuje instalaci na počítači.
Automatizujte komunikaci
Nebojte se využít různé automatizační možnosti a ušetřit si tak ruční práci a čas kde to jen jde. Domluvte si schůzku přímo v kalendáři aniž byste si museli vyměnit X emailů o tom, kdy se to komu hodí a kdy ne. Nebo pošlete svým klientům či dodavatelům odkaz z plánovacího nástroje propojeného s vaším kalendářem, aby si oni sami vybrali z možných termínů. Využijte filtry a pravidla ve vašem emailovém klientovi a posílejte opakující se emaily automaticky. Využijte text expander a zprávy, které často opakujete, napište během několika vteřin. Oblasti, ve kterých si můžete usnadnit práci, je hodně. A nebojte - většina lidí na druhé straně nemá s automatizací administrativních kroků problém.
Zrychlete komunikaci
O tzv. text expanderech, kdy napíšete vámi zvolenou klávesovou zkratku a ta vám načte libovolně dlouhý text, jsem už mluvila. Stejně tak o mailových šablonách nebo automatických odpovědích taky. Ale zkoušeli jste někdy třeba zprávu diktovat? Chytré mobily to umí snad všechny a umí to i počítače. Váš hlas se přepíše na text. Pro spoustu lidí je to rychlejší a pohodlnější způsob psaní namísto vyťukávání prsty. Stejně tak většina chatovacích nástrojů umožňuje posílat audio zprávy. Což je sice ještě pohodlnější, ale špatně se vám pak bude dohledávat co v té které audio zprávě vlastně bylo.
Dohodněte se na pravidlech komunikace
Nastavení pravidel pro používání komunikačních nástrojů je základem efektivní komunikace. Pravidla by se měla týkat těchto oblastí:
- komunikační kanály, jaké informace předávám jakými kanály,
- délka reakce, tedy za jak dlouho je v pořádku odpověď na e-mail, a to interně i externě, za jak dlouho mám reagovat na SMS nebo zprávu ve Slacku, do kdy musím zavolat zpět na zmeškaný hovor apod.
- čas kdy jste online. Nechtějte po svých lidech být online 24/7. Dohodněte si čas pro synchronní komunikaci a čas, kdy budete odbavovat záležitosti nevyžadující okamžitou reakci. Zavolat nebo poslat SMS s textem "urgent" můžete koneckonců vždycky"
- způsob komunikace - např. zareagovat na všechny body zprávy, neodpovídat na otázku otázkou, formulovat zprávy maximálně jasně a stručně, zbavit zprávy balastu atd.
Základním rámcem těchto dohod by měl být respekt k práci a času druhých i mých vlastních, a také nastavení, že mohu-li druhému jeho práci usnadnit, udělám to.
Tato pravidla, na kterých se v týmu shodnete, by zcela jistě měla být součástí vaší firemní wiki.
Co můžete udělat pro lidi v týmu?
A pokud vás zajímá, jak můžete z pozice manažera, ředitele nebo majitele ulehčit lidem práci na home office a zároveň zachovat co nejvyšší možnou produktivitu, tak kromě výše uvedených technikálií určitě:
- Mluvte s nimi. Zjistěte, jaké mají doma aktuálně podmínky. Mají stabilní připojení? Potřebné vybavení a vzdálené přístupy? Mají doma malé děti, které jim neumožní přes den 8h sedět u počítače? Doléhá na ně tíha situace a snášejí to špatně psychicky? Bojí se něčeho? Nebo jsou dokonce nemocní? Úloha manažera je znát své lidi a vědět o nich vše potřebné.
- Buďte empatičtí a mějte pochopení pro individuální situace a podmínky vašich lidí. Vyjádřete jim podporu.
- Pokud je to alespoň trochu možné, vyjděte vstříc jejich časovým možnostem a toho, kdo normálně pracuje na zákaznické lince 8-16h, ale víte, že má aktuálně doma malé děti, nabídněte mu jinou pozici, nebo rozdělte zákaznickou linku na směny.
- Nebojte se trochu přeorganizovat úkoly a práci. Vneste lidem do práce více dynamiky. Ať už společným protažením před začátkem pracovní doby - skvělé desetiminutovky teď dělají děvčata z F Pohybu, vždy 8.30-8.40 na jejich Facebookové stránce, nebo pracovními změnami. Zvažte rotace na pozicích, tematické, několikadenní sprinty, změny pracovní náplně...
Základ je, jako vždy, mluvte s lidmi, ptejte se jich, co potřebují a vymyslete to společně.
Držme si všichni palce, ať se vrátíme do normálu co nejdříve. Nebo alespoň co nejvíc „normálu“, co to půjde.
Pokud vás zajímá téma zadávání úkolů a jak díky správné formulaci dostat skvělé výsledky pokaždé, podívejte se na záznam mého webináře Princip situačního vedení při zadávání úkolů.
Nebo si pusťte můj kurz Zpětná vazba aneb zapomeňte na sendvič.
Anebo mi prostě napište a vyřešíme spolu to, co vás pálí nejvíc.
