Rubriky: Články

Představte si freelancera, kterému se daří, roste mu objem zakázek i práce celkově a už nemá tolik času vše znovu a znovu promýšlet a kontrolovat, jestli na něco nezapomněl. Chce mít jistotu, že má vše pevně v rukou jak po organizační stránce vlastního podnikání, tak směrem ke klientům. Chce mít jistotu, že neopomene žádný důležitý krok, a vůči klientům si chce držet výbornou reputaci naprosto spolehlivého odborníka.

Co takový freelancer (kromě odbornosti) potřebuje, aby kýženého stavu dosáhl?

Dobře a efektivně nastavené procesy.

Zní to možná banálně, ale funkční procesy vám skutečně pomohou dosáhnout klidu na duši a jistoty, že vše šlape tak, jak má. Pomohou vám udržet čistou hlavu a získat více času na věci koncepční, rozvojové a klientské.

Občas slýchám námitky, že když freelancer pracuje sám, žádné procesy nepotřebuje, protože si vše sám také ohlídá. Nebo že jeho profese je natolik kreativní, že není možné ji uchopit do generalizujících procesů. Nebo další oblíbený argument – že je to byrokracie navíc, která tak akorát svazuje.

Vyzpovídala jsem proto pět úspěšných nezávislých profesionálů z různých oborů a zjistila, jak s procesy pracují, co je k nim přivedlo a jak jim pomáhají.

Pokud budou inspirací byť jedinému člověku, kterého přiblíží metě 100% spolehlivého profesionála, bude to skvělé.

Čí zkušenosti v článku najdete?

  • Týna Sataryová (www.kreslirka.cz) – kreslířka, zástupkyně kreativních profesí, s procesy pracuje aktivně zhruba 2 roky.

  • Ivana Minářová (www.minarova.cz) – stavební projektantka se specializací na chytré technologie pro domácnost, s procesy v podnikání systematicky pracuje 4 roky.

  • Petr Macek (www.olomouc.charita.cz) – vedoucí podpůrných činností Charity Olomouc, zástupce neziskového sektoru, procesy v různých podobách má ve svém životě již přes 20 let, aktivně a systematicky je používá posledních několik let v rámci své činnosti pro Charitu Olomouc.

  • Jan Onesork (www.onesork.cz) – SEO konzultant, do svého podnikání je zavedl před pár lety, od té doby je neustále zdokonaluje.

  • Robert Vlach (www.procesoid.comwww.robertvlach.cz) – podnikatelský poradce, provozovatel portálu www.navolnenoze.cz, spolutvůrce webové aplikace Procesoid, s procesy pracuje už od svých programátorských dob na konci 90. let. Nyní jsou nedílnou součástí jak jeho osobního podnikání, tak jeho konzultační činnosti, kdy se zaváděním procesů pomáhá svým klientům.

Důležité je, že procesy a procesní řízení nejsou nástrojem jenom velkých výrobních firem, ale mají skutečný přínos i pro kreativní, technické, IT a další profese. Fungují dobře u jednotlivců i týmových hráčů, v komerčním i neziskovém sektoru.

Co procesy přinášejí do podnikání?

Všech pět oslovených profesionálů se shoduje na tom, že procesy do podnikání přinášejí klid, jistotu, možnost předat práci, aniž by utrpěla její kvalita, méně stresu a více času.

Jejich cesta k procesům a procesnímu řízení obvykle začínala u jednoduchých checklistů, díky kterým získávali jistotu a klid, že se na nic důležitého nezapomene. Ať už se jednalo o organizaci nějaké akce, nebo průběh zakázky.

Postupem času se ale i jejich práce s procesy vyvíjela, rozšiřovala a vylepšovala.

Nejčastější procesy, které nyní napříč svými obory aktivně používají, jsou:

  • tvorba článků a newsletterů a jejich propagace,

  • průběh poptávky,

  • zpracování projektové dokumentace,

  • postup zakázky,

  • nábor a adaptace zaměstnanců/spolupracovníků,

  • organizace školení,

  • analýza klíčových slov, technický audit webu z pohledu SEO a další odborné postupy.

Pokud někdo procesy aktivně používá v pracovní oblasti, je přirozené, že je současně začne využívat i v soukromém životě. Jak říká Ivana Minářová v souvislosti s procesem jejich každoroční nomádské dovolené: „Raději půjdu na pláž a počkám si, až přijde mailem notifikace, že je čas sehnat odvoz na letiště.“ To je super, ne?

Vymazlené procesy

Věděli jste třeba, že ke svým procesům jejich tvůrci získávají citovou vazbu? 🙂

Na své „nejvymazlenější“ a „vytuněné“ procesy jsou jejich tvůrci více než hrdí. Právě ty opakováním vytuněné bývají ty nejoblíbenější. Ať už je to proces na organizaci školení, zpracování projektové dokumentace, nebo proces na analýzu klíčových slov.

Uvědomte si ale, že „vymazlený“ proces nepřipravíte na první dobrou. A je to tak v pořádku. Jeho dokonalost přichází s počtem opakování a postupným dolaďováním.

Nebojte se toho. Prostě začněte a v průběhu času vylaďujte.

Jednoduchý, srozumitelný a komplexní proces

Každý efektivní a funkční proces je jednoduchý, srozumitelný a přesto komplexní. Na to nezapomínejte. Pokud chybí některá z těchto tří vlastností, fungovat to příliš nebude.

Krásným příkladem je proces přípravy školení a think-tanků Na volné noze, který k dokonalosti vyladil Robert Vlach. Ukázka se týká organizace think-tanku v Brně, konkrétně části probíhající na místě.

Tento proces má ve svém celku neuvěřitelných 250 kroků! Pokrývá jak organizaci školení, tak think-tanku, a to celé kolečko Praha–Brno–Ostrava.

Díky tomu, že si Robert svůj proces školení od školení vymazlil, stačí mu v podstatě jenom přijít a odškolit. Jinak celý proces organizace může s jistotou delegovat na spolehlivého kolegu.

Všimněte si, že ačkoli je konkrétně tento proces velmi komplexní (opravdu obsahuje 250 kroků!), tak každý jednotlivý krok je napsaný jednoduše a je srozumitelný i pro člověka, který proces vidí poprvé.

Procesoid – nástroj na řízení procesů

Co se nástrojů týče, ve výsledku je jedno, jakou aplikaci používáte. Pokud máte procesy postaveny prakticky a efektivně, můžete je mít třeba v Excelu. Někdo používá Streak, jako třeba Týna na průběh poptávky, někdo Google dokumenty.

Co by ale nemělo utéct vaší pozornosti, je, že existuje velmi praktický a jednoduchý nástroj na přímé procesní řízení. Jmenuje se Procesoid a vyvíjí ho Robert Vlach s Pavlem Minářem a Danielem Dimitrovem.

Zkušenosti s ním jsou víc než pozitivní (co o něm říkají jeho uživatelé si přečtěte v rozhovoru níže). I mně, jako odborníkovi na procesní řízení, se moc líbí a mám v něm většinu vlastních procesů (průběh zakázky, měsíční finance, psaní a publikování článků aj.).

Jeho největším benefitem je jednoznačně jednoduchost a praktičnost. Umí toho ale víc.

Co Procesoid umí?

V první řadě odděluje design procesu a jeho instance. Máte tak pohromadě všechna opakování daného procesu a můžete si je porovnávat.

Umožňuje také proces nebo jeho části delegovat na další osoby, umí zasílat notifikace k jednotlivým krokům a pro každý z nich si můžete zvolit odlišný typ pole (text, datum, ano/ne, zaškrtávací pole, poznámky, členění na oddíly a další kroky apod.). Zároveň je stále velmi přehledný a v ovládání intuitivní.

Co nejvíce vystihuje Procesoid?

„SUPER, FUNKČNÍ, ÚLEVA, USNADNĚNÍ, JEDNODUCHOST, ÚČELNOST“

Přečtěte si celý rozhovor s Týnou, Ivanou, Petrem, Honzou a Robertem

Nejnovější články

Zanechat komentář

Napište mi

Nejsem zrovna online, ale napište mi a já Vám odepíšu hned, jak to bude možné.

Nemůžete kód přečíst? Nový kód. captcha txt