Zhruba před půl rokem se mě jedna moje klientka ptala, jestli znám nějaký opravdu efektivní nástroj na řízení týmu. Něco přehledného, jednoduchého, ideálně česky, aby tam dostala celou firmu včetně těch méně počítačově zdatných členů. Tehdy jsem odpověděla, že se poohlédnu. A našla jsem.

Od té doby tuhle aplikaci doporučuji dalším a dalším klientům. Jsem nadšená. Tak jsem si řekla, že ji představím i vám a rovnou dám i několik tipů, jak můžete práci svého týmu velmi rychle zefektivnit. 

Proč Freelo?

Protože je perfektním technickým doplňkem toho, co s klienty na konzultacích řeším.

Protože:

• dostanete tam celý tým,

• dostanete tam všechny vaše projekty,

• velmi dobře pracujete s dokumenty k úkolům a přístupovými právy,

• v celém systému jednoduše fulltextově vyhledáváte, filtrujete i štítkujete,

• jednotlivé úkoly v rámci projektů jsou přehledně přiřazené zodpovědné osobě, termínu a rozpočtu,

• úkoly se vám automaticky načítají do vašeho kalendáře (Gmail, Apple, Outlook),

• v přehledu jsou úkoly seskupené a barevně oštítkované podle dnů zbývajících do termínu,

• můžete vytvářet vlastní priority úkolů,

• k jednotlivým úkolům můžete vkládat komentáře přímo včetně jmenného označování (@Renata Novotná),

• aplikace umí velmi příjemné notifikace o změnách na projektech, jejich dokončení nebo když vás někdo zmíní v komentáři,

• členům týmů můžete přiřadit hodinové sazby a sledovat jejich náklady na jednotlivých projektech,

• finanční výkazy si můžete vyjíždět jak k projektům, tak jednotlivým lidem, kteří na projektech pracují.

Těch funkcí, co Freelo umí, je hodně. Kluci mají i velmi hezky zpracované videonávody a velmi dobře zvládnutý support. Nemělo by vás tedy při používání nic zaskočit.

Jak vám Freelo pomůže vyčistit hlavu a uvolnit ruce?

7 tipů, jak začít

1. Přesuňte do Freela všechny projekty a přizvěte své lidi.

• Určete jednoho člověka, který bude zakládat nové projekty. Alespoň pro začátek. Než se všichni rozkoukáte budete tak mít správu a strukturu projektů pod kontrolou.

• Úkolům přiřazujte řešitele i termíny. Všem bude jasné, kdo je za daný úkol zodpovědný a kdy má být hotový.

• Všechny podklady vztahující se k projektu uložte k projektu. Kalkulace, zadání, cíle atd. vložte do poznámeknebo připnutých informací. Vše bude pohromadě a vyhnete se dotazům, přeposílání, dohledávání a dalším nešvarům, které stojí spoustu času.

2. Přizvěte své externí spolupracovníky.

• Přizvěte své dodavatele (programátory, grafiky, copywritery...) a mějte přehled o všech úkolech a finančních nákladech na jednom místě.
• Diskuse rozvíjejte přímo pod konkrétními jednotlivými úkoly. Zapomeňte na divoká emailová vlákna a ztracené informace.

3. Evidujte čas strávený nad úkoly.

• Vykazujte čas, který jste strávili na jednotlivých úkolech. Jednak vás to donutí zamyslet se nad hodnotou času jednotlivých lidí v týmu a také nad jejich efektivním využití.
• Sledujte finanční výkazy.

4. Vytvářejte si šablony z projektů, které se opakují

• Každý projekt vyhodnocujte. Obzvlášť ty, co se opakují - akce pro klienty, školení aj.

• Sedněte si s kolegy a zapište si do poznámky projektu co fungovalo, co nefungovalo, co byste chtěli příště udělat jinak, jaké kroky byly zbytečné a co naopak chybělo.

• Uložte si kalkulace, finanční vyhodnocení a timing. Možná si myslíte, že si to budete pamatovat, ale nebudete. Za půl roku nebudete ani tušit, co jste tehdy bylo.

• Z projektu vytvořte šablonu a archivujte si ho. Až přijde čas, ze šablony vytvořte nový projekt. Budete tak mít pohromadě celou předchozí strukturu úkolů, všechny informace, které potřebujete - finance, timing… A založení nového projektu a přidělení úkolů vám tak zabere výrazně méně času než kdybyste to vymýšleli celé znova.

5. Z porad vytvářejte úkoly rovnou.

• Založte si na porady samostatný projekt viditelný pro všechny, jako jednotlivé termíny porad založte TO-DO listy a v průběhu porady zapisujte úkoly s termínem a zodpovědným člověkem přímo. Každému se to rovnou promítne do seznamu úkolů i do kalendáře. Je to další čas, který si vzájemně ušetříte.
• Nesplněné úkoly kopírujte. Zachovejte si historii, ať víte, od kdy se na daném úkolu pracuje.

6. Vytvářejte firemní procesy.

• Jednotlivé procesy vytvářejte jako samostatné projektové šablony se štítkem “procesy".

• Sdílejte je s novými kolegy nebo brigádníky přes tisk, veřejný odkaz nebo nový projekt.

7. Pozvěte do Freela i brigádníky.

• Nechte je vykazovat čas k jednotlivým úkolům a projektům

• Ve finančních výkazech snadno získáte podklady k výplatě.

Nezapomínejte ověřovat pochopení a přijetí úkolů.

Aplikace na zadávání a správu úkolů jsou fajn. Možná tak moc fajn, že svádí k tomu přestat mluvit s lidmi a vše zadávat jenom elektronicky. I přes jednoduchost jejich používání ale nezapomínejte na lidskou stránku věci. Nevynechávejte osobní zadání a vysvětlení projektu/úkolu, ujistěte se, že tomu druhá strana rozumí stejně jako vy, že si je vědoma toho, co po ní chcete, kdy to chcete a že s tím souhlasí. Tohle je základní kámen úspěchu, který vám žádná aplikace nenahradí.

Pro mě je Freelo jednoznačně objev letošního roku. A že je to skvělá aplikace si nemyslím jenom já. Kluci byli nominovaní na ocenění Český Goodwill 2017. Držím jim palce.