Jak by Vám mohla ubýt práce? Jednoduše. Nechte někoho jiného, aby ji udělal za Vás. Delegujte.
Jak to ale udělat správně? Prozradím Vám 3 důležité kroky.
Když jste rozjížděli svou firmu, bylo běžné, že jste si vše řešili sami. Fakturaci, zvedání telefonů, platby dodavatelům, finanční analýzy, naskladňování produktů na eshop, vyřizování všech poptávek atd. atd. A bylo to tak v pořádku. A občas je v pořádku se k tomu vrátit, protože malé firmy prostě fungují tak, že v některých okamžicích každý dělá všechno a i šéf sejde do obchodu a prodává, nebo vystaví fakturu.
Ale všimli jste si, že i teď, když je Vaše firma zajetá, stále řešíte Vy osobně operativní úkoly častěji než byste rádi? A že Vám berou čas, který můžete věnovat dalšímu rozvoji firmy?
Bojujete ale s předsudkem, že “Vy sami si to uděláte nejlépe a je to rychlejší, než to někomu vysvětlovat, aby pak na půlku věcí stejně zapomněl”.
Tak to udělejte sami! Udělejte to ale tak, že připravíte podrobný postup práce, který bude Vaše asistentka dodržovat.
1) Vytvořte kompletní, přesto jednoduchý a srozumitelný postup činnosti.
Vrhnete-li se na přípravu procesu, postupu, klíčové je, aby jeho jednotlivé kroky byly popsány jednoduše, ale přesto srozumitelně. A zároveň by žádný důležitý krok neměl chybět. Nespoléhejte na to, že si to daný člověk domyslí nebo vymyslí sám. Pište postup s vědomím, že i člověk, který ho čte poprvé, musí pochopit, co tím myslíte.
Srozumitelnost postupu je velmi důležitá. Na tom závisí úspěšnost delegace, předání, daného úkolu nebo činnosti další osobě.
2) Testujte
Je fajn si ověřit, jestli Vašemu postupu rozumí i ostatní. Nechte kolegu, aby si daný postup prošel sám na reálném úkolu. Poprvé ho budete samozřejmě supervidovat, vysvětlíte mu nejasnosti, a dohlédnete na postup i výsledek.
3) Postup doplňte a upravte
Na základě průběžných dotazů a nejasností z testu pak postup doplňte a upravte. Další výskyt by měl již proběhnout hladce, někdy je potřeba upravit ještě jednou nebo třeba i dvakrát, než dopilujete ideál.
Proces je správně připravený, pokud podle něj dokáže činnost zrealizovat i ten, kdo Vaši firmu příliš nezná ani danou činnost nikdy nevykonával.
V první řadě získáte čas na činnosti klíčové pro rozvoj firmy. Zároveň ale budete mít také jistotu, že i když činnost neděláte přímo Vy osobně, probíhá vše hladce a bez problémů. Však pokud chcete, můžete si jako poslední krok určit “report výsledku”. A místo abyste řešením nebo dohledem strávili několik hodin času, věnujete tomu 5 minut přijetím reportu a zhodnocením výsledků.
Nevíte si rady, jak správně připravit úkoly k předání, nebo jste to zkoušeli a nefungovalo Vám to? Ráda Vám s tím pomohu. Pojďme se potkat na úvodní konzultaci. Probereme společně konkrétní činnost, kterou chcete předat, poradím Vám, jak správně daný proces připravit tak, aby skutečně fungoval, a na co nezapomenout v implementaci a kontrole.
Mým cílem je pomáhat manažerům, aby se jim lépe nejen pracovalo, ale i žilo. Aby neztráceli čas činnostmi, které může s dobrou přípravou udělat kdokoli jiný, a mohli svůj čas věnovat rozvoji firmy nebo svému osobnímu. Mít dostatek času na sebe, rodinu a přátele je fajn, nemyslíte?
"Žádné procesy nepotřebujeme, jsou zbytečně složité, my se vždycky nějak domluvíme..."
Slýcháte to? Nebo to dokonce říkáte sami? Někdy to může tak fungovat, že “se prostě nějak domluvíte”, ale nikdy to nebude fungovat ve více než třech lidech, kteří ještě navíc sedí v jedné kanceláři.
Malé firmy často začínají v jednom, dvou nebo třech lidech a funguje jim to bezvadně. Do té doby, než začne firma růst.
Zakázky přibývají, tempo roste, administrativa začíná nepříjemně zatěžovat pracovní den… a ejhle.
Zapomene se odpovědět zákazníkovi na dotaz, odnést objednávku na poštu, zaplatit dodavateli, koupit do kuchyňky kafe, reklamní článek se píše na poslední chvíli, čas na organizaci akce pro klienty najdete až pár dní před jejím konáním… no prostě stres, chaos, chybí příprava, chybí zhodnocení, jeden požár se uhasí a druhý mezitím vznikne. Dochází Vám dech. Tak přijmete nového zaměstnance s představou, že Vám ubere práci. No jo, ale nikdo vlastně nemá čas ho pořádně zaučit, a tak se nováček rozkoukává více méně sám a místo aby dosavadní tempo uvolnil, přijme ho a zapojí se do něj. A jedete pořád dál. Někdy přijmete třeba ještě dalšího zaměstnance, ale situace se v podstatě opakuje.
Vy, jako majitel/ka, nebo ředitel/ka firmy, jste unavený/á, nemáte čas na sebe, na rodinu, ale vlastně už ani na ten byznys, protože každý den z pozice nejvyšší řešíte vzniklé problémy. Zjišťujete, že Vaši lidé už vůbec neví, kam firma směřuje, čeho chce dosáhnout, jen plní každodenní úkoly tak, jak se před nimi postupně objevují.
Je Vám to povědomé? Něco z toho?
Chtěli byste mít čas na to, abyste si ráno v klidu u kávy prohlédli, co nového nabízí konkurence, abyste během dne zavolali pár důležitým klientům nebo domluvili nové obchody, hledali nové příležitosti. Rádi byste získali prostor pro tvorbu strategie a přípravy aktivit firmy na další půl rok až rok. Chtěli byste se věnovat svým zaměstnancům, posouvat je dál. Přejete si, aby Vašim zaměstnancům záleželo na celkovém výkonu firmy, aby chtěli být součástí toho, kam firma směřuje. Chtěli byste nejen odcházet z práce v šest, ale někdy i dřív, je přeci fajn odjet na dva týdny na dovolenou a vědět, že firma bude šlapat i bez Vás, že všichni vědí, co mají dělat. To by přeci měly být benefity podnikání.
Co s tím? Je potřeba něco změnit, ale co?
O procesech ve firmě je samozřejmě fajn uvažovat už od začátku, ale je pochopitelné, že do určité míry lze vše zvládnout intuitivně a rychlou dohodou s kolegou. A je to vlastně v danou chvíli ta nejjednodušší cesta.
Pokud ale ve Vaší firmě shledáváte některé z Výše uvedených situací, měl by to pro Vás být varovný signál, že teď je opravdu ta pravá chvíle, věnovat tomu čas a nad procesy se zamyslet. A nejen zamyslet, ale také je jasně nastavit, včetně konkrétních zodpovědností za dílčí úkoly.
Revize současného nastavení a případně úpravy Vám pomohou uvědomit si, jak u Vás tečou informace, kde se ztrácejí, jak postupují jednotlivé činnosti a kdo všechno do nich vstupuje. Ale hlavně Vám to přinese možnost celý balíček konkrétní činnosti vzít a předat je dál. Předat kompetence a zodpovědnost a každodenní průběh pustit z hlavy. V ideálním případě by do sebe mělo všechno zapadnout jako ozubená kola, každý ví, co má udělat a za co je zodpovědný. Správné nastavení procesů a lidí v nich Vám přinese klid a prostor na Vaši práci a vědomí, že v době dovolených nebo odchodů zaměstnanců je možné činnosti jednoduše předat někomu dalšímu.
Někdy stačí jenom se s odstupem podívat na to, jak to u Vás funguje právě teď. Získat větší obrázek a určit tak slabá místa, se kterými budete chtít hnout. A někdy víte, že na to sami nemáte čas a přesto to chcete udělat pořádně, mít jistotu, že to klapne. Pak je to samozřejmě dlouhodobější proces. Správná analýza a nové nastavení procesů trvá od tří měsíců do roka, podle velikosti a působení firmy.
Jisté ale je, že Vám tím stoupne efektivita, sníží se chybovost a ušetříte peníze. Ale hlavně - uvolníte si ruce. Vy osobně.
